Как посчитать прибыль и убытки каждого трака?

Раздел 01

Почему по остатку в банке не видно, какой трак зарабатывает?

Потому что деньги от работы всех траков поступают на один счёт, с которого вы оплачиваете все расходы. Поэтому прибыльный трак может месяцами скрывать убытки другого. Остаток в банке показывает, сколько денег есть у компании. Но какой трак принёс деньги, а какой их съел, по нему не понять. Для этого нужен небольшой лист на каждый трак, за каждый месяц. В нём три части: сколько трак заработал, сколько составили его собственные расходы и какая доля общих расходов лежит на нём.

Вот как это выглядит в жизни. Допустим, у вас три трака, три водителя и собственное разрешение на перевозки (authority). Траку 1 два года, и за него вы ещё выплачиваете кредит. Траку 2 четыре года, и кредит за него тоже не выплачен. Траку 3 девять лет, и он полностью выплачен. В августе 2026 года три трака перевезли грузов на 52 000 долларов. Весь месяц все были в работе. А в сентябре вы заходите в банк и видите, что денег на счёте меньше, чем было в начале августа.

И тут вы задаёте вопрос, который рано или поздно задаёт каждый владелец. Сколько зарабатывает каждый трак? Может, один из них съедает то, что приносят остальные? Банк на это не ответит. Вы садитесь с августовскими бумагами и заводите по листу на каждый трак. Подойдёт электронная таблица, подойдёт и обычная тетрадь.

Строки на всех листах одинаковые. Наверху пишете, сколько трак заработал. Под этим идут расходы, которые относятся только к этому траку. Вычтите их, и увидите, сколько у трака осталось после покрытия собственных расходов. Ниже идёт его доля общих расходов, например на офис. То, что осталось после этого, и есть прибыль или убыток трака за месяц.

Себестоимость мили считают по-другому. Там расходы делят на мили и так узнают минимальную ставку, на которую можно соглашаться. Как это сделать, объясняет наш гайд о себестоимости мили. Здесь вопрос проще: после всех расходов оставил ли вам этот трак деньги? Основная работа в том, чтобы каждый доллар попал на свой трак. С этого и начнём.

Раздел 02

Как записать каждый груз и каждый счёт на нужный трак?

Каждый груз записывайте на трак, который его вёз. Каждый счёт записывайте на трак, к которому он относится. Какой трак вёз груз, видно по подтверждению ставки и по вашему счёту за перевозку. Выписка по топливной карте, счёт из мастерской, счёт за шины, выписка по платным дорогам и расчётный лист водителя показывают, к какому траку относится каждый расход. Платёж за трак записывают на этот же трак. Туда же идёт страховка, если в полисе указана цена за каждую машину. Годовые платежи делите на двенадцать месяцев. Если в документах нет номера трака, сначала приучите себя его указывать.

Начните с того, сколько заработал каждый трак. Пройдитесь по августовским грузам один за другим. Подтверждение ставки (rate confirmation) присылает брокер, и в нём указана согласованная оплата за груз. В вашем счёте за этот груз должен стоять номер трака. Всю оплату за груз записывайте на трак, который его вёз: саму ставку, топливную надбавку (fuel surcharge), оплату простоя (detention) и любые другие доплаты. К какому месяцу относится груз, решайте по дате доставки и держитесь этого правила. Если вы отдаёте счета в факторинг, комиссия за каждый груз идёт на тот же трак. За август трак 1 заработал 23 000 долларов, трак 2 принёс 16 000, а трак 3 дал 13 000.

Запишите и мили каждого трака. Их берут из ELD или по одометру. В августе трак 1 проехал 10 000 миль, трак 2 прошёл 8 000, а трак 3 прошёл всего 6 000. Они ещё пригодятся.

Дальше топливо. Дайте каждому траку свою топливную карту или попросите водителей вводить номер трака на заправке. Тогда выписка сама разделит топливо по тракам. Трак 1 сжёг топлива на 6 000 долларов, трак 2 на 5 000, а трак 3 на 4 000. Кроме того, раз в квартал вы подаёте одну топливную налоговую декларацию на всю компанию, и её все называют просто IFTA (соглашение IFTA). Если по декларации нужно доплатить налог, разделите эту сумму между траками по их милям за квартал. Как подготовить и сдать саму декларацию, объясняет наш гайд о квартальном отчёте IFTA.

Дальше ремонт, и тут половину работы за вас уже сделал закон. Федеральные правила требуют вести записи по каждому траку, который находится под вашим контролем 30 дней подряд. В этих записях должны быть «сведения об инспекциях, ремонте и обслуживании с указанием их даты и характера» (правило об обслуживании). То есть дата каждой работы и что именно сделали. Хранить записи нужно год, а после того как трак уходит из компании, ещё шесть месяцев. Указывать стоимость правило не требует, но она есть в счёте из мастерской. Подшивайте каждый счёт к записям этого трака, и строка ремонта почти заполнится сама. Шины записывайте на тот трак, на который их поставили.

В августе обслуживание трака 1 стоило 600 долларов, а обслуживание трака 2 обошлось в 700. Траку 3 понадобился ремонт двигателя на 7 800 долларов: турбина и форсунки. Прежде чем такой счёт попадёт в лист, проверьте его. Что смотреть в счёте, рассказывает наш гайд о проверке счёта за ремонт трака.

С платными дорогами так же, как с топливом. Дайте каждому траку свой транспондер, и выписка сама разделит проезд по тракам. Платные дороги в августе обошлись тракам в 300 долларов, 250 и 150.

Оплату водителя записывайте на трак, на котором он ездил. Если водитель пересаживался с одного трака на другой, делите его оплату по милям, которые он проехал на каждом. Как посчитать саму оплату, объясняет наш гайд об оплате водителя и расчётном листе. Ваши водители заработали 6 000 долларов, 4 800 и 3 600. Если за рулём одного из траков сидите вы сами, запишите на его лист нормальную зарплату водителя, даже если себе вы её не платите. Иначе ваш собственный трак будет выглядеть намного лучше, чем на самом деле.

Платёж за трак идёт на лист этого трака: 3 000 долларов у трака 1 и 2 500 у трака 2. Трак 3 выплачен, поэтому в этой строке у него пусто. Берите платёж в той сумме, в какой он уходит из банка. Как учитывать части кредитного платежа для налогов, уточните у бухгалтера. Страховку тоже записывайте на каждый трак, если в полисе указана цена за каждый. В вашем полисе она указана: по 1 100 долларов за траки 1 и 2 и 1 000 за трак 3. Если в полисе одна цена на весь автопарк, считайте страховку общим расходом.

Некоторые счета приходят раз в год за каждый трак, например за продление номеров. Для трака с налогооблагаемым полным весом (taxable gross weight) 55 000 фунтов и больше есть ещё федеральный налог за пользование дорогами. Его платят по форме 2290 за год, который идёт с 1 июля по 30 июня (инструкция IRS к форме 2290). В лист каждого месяца записывайте одну двенадцатую каждого годового счёта. Если записать весь счёт в тот месяц, когда вы его оплатили, этот месяц будет выглядеть ужасно, а остальные одиннадцать покажутся слишком хорошими. Годовые счета у вас составляют 3 000 долларов на трак, значит, в каждом листе стоит 250 долларов в месяц.

Раздел 03

Как делить общие расходы и учитывать трак в ремонте?

Расходы, которые относятся ко всей компании, делите по одному простому правилу. Запишите это правило и применяйте его каждый месяц. Проще всего дать каждому траку одинаковую долю. Можно делить и по милям: чем больше трак проехал, тем больше расходов на него приходится. Официального стандарта здесь мы не нашли, так что выбирайте сами. Только никогда не меняйте правило, чтобы месяц выглядел лучше. А трак в ремонте показывайте в том месяце, когда он стоял. Он ничего не зарабатывает, а его страховку, годовые счета и долю офисных расходов по-прежнему нужно оплачивать.

Общие расходы в августе у вас такие. Офис и телефоны обошлись в 300 долларов. ELD, биржа грузов (load board) и бухгалтерская программа стоили 600 долларов, и стоянка обошлась ещё в 600. К этому добавьте 3 000 долларов: это ваша собственная зарплата за управление компанией. Всего получается 4 500 долларов. На три трака выходит по 1 500 на каждый.

Зачем считать свою зарплату? Затем, что если бы вы перестали вести офис, за эту работу пришлось бы платить кому-то другому. Не учтёте её, и каждый трак будет выглядеть лучше, чем на самом деле.

Теперь посмотрите, что будет, если делить по милям. Вместе траки проехали 24 000 миль. Трак 1 проехал из них 10 000, и на него пришлось бы 1 875 долларов. На трак 2 пришлось бы 1 500, а на трак 3 всего 1 125. Звучит справедливо, но присмотритесь. Трак 3 проехал меньше, потому что стоял в ремонте, и часть общих расходов, которая могла бы приходиться на него, переходит на трак 1. Распределить расходы поровну проще, и влияние простоя видно лучше. Вы выбираете это правило.

Теперь о траке в ремонте. Трак 3 заехал в мастерскую 11 августа и выехал 19 августа. Это девять дней без грузов и без денег. А расходы на страховку, годовые платежи и долю офиса никуда не делись. Кредита у трака 3 нет. Но если за трак ещё платят кредит, платежи тоже продолжаются. Вашим водителям платят за милю, так что водитель трака 3 эти девять дней ничего не заработал, а долгий простой может стоить вам водителя. Если вы платите водителю что-то, пока трак стоит, запишите и это на лист трака.

Поэтому добавьте в начало каждого листа одну строку: дни в ремонте. Тогда будет понятно, почему месяц оказался неудачным. Не переносите большой ремонт в офисные расходы и не вычёркивайте его, списав на невезение. Это случилось с этим траком и в этом месяце. Если один ремонт сильно искажает результат месяца, смотрите на несколько месяцев вместе. Вот август со всеми заполненными строками.

Сложите значения в нижней строке: по этим листам убыток компании за август составил 1 150 долларов. Это помогает объяснить нехватку денег, хотя остаток на счёте зависит ещё и от сроков поступлений и платежей. По листам также видно, как каждый трак повлиял на общий результат.

Раздел 04

Как понять, какой трак приносит убыток, и что с ним делать?

Смотрите на две строки в каждом листе. Если строка «осталось после собственных расходов» ниже нуля, трак не окупает даже сам себя. Каждый месяц такой работы стоит вам денег. Если эта строка выше нуля, а нижняя строка ниже нуля, трак окупает сам себя. Он оплачивает и часть офиса, только не всю свою долю. Это две разные проблемы, и решаются они по-разному. И никогда не судите по одному месяцу. Смотрите на три месяца или больше.

В августе трак 3 не покрыл собственных расходов, а трак 2 — только своей доли общих. Но август был худшим месяцем трака 3 из-за одного большого ремонта. Поэтому вы достаёте листы ещё и за июнь и за июль.

За три месяца строка «осталось после собственных расходов» выглядит так. У трака 1 осталось 5 400 долларов в июне, 5 900 в июле и 5 750 в августе, всего 17 050. У трака 2 осталось 1 300 долларов в июне, 1 100 в июле и 1 400 в августе, всего 3 800. У трака 3 в июне осталось 900 долларов, в июле был убыток 600, в августе убыток 3 800, итого убыток 3 500. Доля общих расходов каждого трака за эти месяцы составила 4 500 долларов. Значит, трак 1 заработал 12 550 долларов, трак 2 потерял 700, а трак 3 потерял 8 000. Вся компания за три месяца заработала всего 3 850 долларов.

Хочется избавиться от обоих убыточных траков. Но сначала посмотрите, что каждый из них даёт компании.

Трак 3 за три месяца не покрыл своих расходов, и счета за его ремонт росли каждый месяц. Если бы вы его продали и его расходы ушли вместе с ним, компания сохранила бы за эти месяцы на 3 500 долларов больше. Но трак, который просто стоит на стоянке, обходится вам иначе, чем проданный. На нём остаются годовые счета, а если не менять полис, то и страховка. И пока он стоит, он ничего не зарабатывает. Отдельно решают, чинить его, делать капитальный ремонт или заменить трак. Наш гайд о ремонте, капремонте или замене трака разбирает этот выбор и начинает как раз с записей о ремонте. А если решите трак продать, наш гайд о покупке и продаже трака поможет не запутаться в документах.

Трак 2 относится ко второму виду. Он каждый месяц покрывал свои расходы, а за три месяца внёс в общие расходы 3 800 долларов. Теперь допустим, что вы его продали. Офис, программы, стоянка и ваша зарплата от этого не уменьшатся. Те же 4 500 долларов в месяц теперь ложатся на два трака, по 2 250 на каждый. Пропадут и те 3 800 долларов, которые приносил трак 2, так что за три месяца компания оказалась бы беднее на 3 800. Значит, продавать трак 2 невыгодно. Ему не хватает выручки. В августе он заработал 2,00 доллара за милю, а трак 1 заработал 2,30. С грузами получше или с большим пробегом он вышел бы в плюс. Здесь нужен разговор с водителем и с тем, кто ищет ему грузы, а не продажа.

Те же листы подскажут и ещё одно. Допустим, все три трака окупали себя, а компания всё равно не росла. Тогда, возможно, общие расходы слишком велики для трёх траков или ставки у вас низкие по всем тракам сразу. Найти минимальную ставку, на которую можно соглашаться, поможет наш гайд о себестоимости мили.

Эти листы ведите для управления компанией. Налоговую декларацию они не заменяют и налоговым правилам не следуют. Налоговый учёт ведёт ваш бухгалтер, и вопросы о вычетах задавайте ему. И пара слов о границах нашей проверки. Это способ расчёта для управления компанией, а не требование закона, а цифры в примере выдуманы.

Если хотите, чтобы счета клиентам, счета поставщиков и записи о платежах, из которых строятся эти листы, вёл кто-то другой, вот сколько это стоит.