Кратко о теме
Условия оплаты труда водителя запишите до первого рейса. А сетлмент, то есть еженедельный расчёт, собирайте из документов по грузам, чтобы водитель мог проверить каждую строку. Сначала вопрос, на котором многие ошибаются: 1099 или W2? Если водитель ездит на вашем траке, возит грузы, которые нашли вы, и работает по вашим правилам, то по критериям IRS он похож на наёмного работника. Оплата за милю этого не меняет, и бюллетень Министерства труда говорит об этом прямо. Окончательно решает ваш бухгалтер или адвокат.
Дальше выберите схему оплаты: за милю, процент от выручки за груз, почасовую, подённую или фиксированную зарплату. Запишите, какие мили учитываются, от какой суммы берётся процент и сколько вы платите за простой, лейовер, дополнительные остановки и дни простоя из-за поломки. Федеральные сверхурочные водителю, который ездит между штатами, обычно не положены. А федеральная минимальная зарплата, 7,25 доллара в час, положена, и проверяют её за каждую неделю отдельно (Министерство труда; здесь и дальше все источники на английском). В вашем штате минимум может быть выше. В каждом расчёте есть рейсы, мили, доплаты, возмещённые расходы и удержания. За ними стоят rate confirmation, bill of lading, мили по ELD и чеки. Есть две ловушки. Неделя с поломкой может опустить оплату за мили ниже минимума, и разницу придётся доплатить. Удержание за повреждённый трак тоже не может съесть этот минимум (памятка Министерства труда об удержаниях). Документы по зарплате храните не меньше 3 лет (правило о хранении документов).
Раздел 01
Мой первый водитель: наёмный работник или подрядчик на 1099?
Статус зависит от условий работы, а не от выбранного вами названия. IRS смотрит, кто контролирует работу и её финансовую сторону. Смотрит и на то, какие у вас отношения (страница IRS). Министерство труда спрашивает, ведёт ли человек на самом деле собственный бизнес. Оплата за милю или за груз не делает водителя подрядчиком. Если он ездит на вашем траке, возит ваши грузы и работает по вашим правилам, факты говорят, что он наёмный работник. Решение пусть примет бухгалтер или адвокат, ещё до первой зарплаты.
Вот как это выглядит в жизни. Допустим, у вас два трака и собственное разрешение на перевозки (authority). На одном ездите вы сами, а второй уже месяц стоит. В пятницу, 31 июля 2026 года, вы берёте на него водителя Дэна, и он выходит в понедельник, 3 августа. При найме нужно выполнить федеральные требования к проверке водителя и включить его в программу тестов на наркотики. Об этом рассказывают наши гайды о проверке нового водителя и о тестах DOT на наркотики и алкоголь. Владельцы небольших автопарков спрашивают об этом на форумах почти одними и теми же словами: как платить водителю? А на стоянке для траков первым делом советуют одно и то же: «оформи его на 1099».
В поиске этот вопрос пишут как «1099 или W2». W-2 называется форма, которую работодатель каждый год выдаёт наёмному работнику. Форму 1099 получает подрядчик. Разница — в расходах и рисках. Из зарплаты наёмного работника вы удерживаете подоходный налог и взносы в Social Security и Medicare. Сверху добавляете свою долю Social Security и Medicare и платите налог по безработице. Из оплаты настоящего подрядчика вы, как правило, ничего не удерживаете (страница IRS). Поэтому 1099 и кажется дешевле. Но дешевизна кончается, если IRS решит, что он всё это время был наёмным работником. Если у вас не было разумного основания считать его подрядчиком, налоги на занятость за него, возможно, придётся заплатить вам самим, предупреждает IRS.
Посмотрите на Дэна глазами IRS. Факты там делят на три группы. Первая группа — про контроль: решаете ли вы, что он делает и как? Вы выбираете ему грузы и говорите, где быть. Вторая — про деньги: чьи инструменты, кто несёт расходы и как ему платят. Дэн ездит на вашем траке, заправляется по вашей карте и сам ни за что не платит. Третья — про отношения: надолго ли это и главная ли это работа вашего бизнеса? Перевозки и есть ваш бизнес, и вы надеетесь, что Дэн останется на годы. IRS пишет, что никакого «волшебного» числа признаков нет. Вы взвешиваете все признаки и записываете, как пришли к решению. Если всё равно неясно, любой из вас может подать форму SS-8, и тогда решит IRS. Ответа можно ждать не меньше шести месяцев.
У Министерства труда свой критерий для законов об оплате, и с 2024 года он менялся. Правило 2024 года перечисляло шесть признаков. 1 мая 2025 года министерство велело своим инспекторам не применять это правило при проверках (пресс-релиз министерства). Они вернулись к более старому списку 2008 года (бюллетень). В нём спрашивают, сколько работник вкладывает в оборудование и может ли он заработать или потерять деньги своими решениями. Спрашивают, долго ли длится работа, насколько вы её контролируете и входит ли она в ваш бизнес. Для владельцев траков важна одна строка: «время или способ оплаты» не решают, работник это или нет.
В феврале 2026 года министерство предложило заменить правило 2024 года (проект правила). 22 сентября 2026 года мы проверили федеральный вестник Federal Register и окончательного правила не нашли. Пока его нет, правило 2024 года, как сказано в бюллетене, продолжает действовать, когда работник сам подаёт в суд. И министерство прямо пишет, что решать, кто наёмный работник, должен работодатель (страница о неправильной классификации). Закон возлагает это на вас.
Все обстоятельства работы Дэна указывают на один статус. Трака у него нет, деловых рисков он не несёт и работает только на вас. Бухгалтер соглашается: Дэн — наёмный работник. Вы подключаете компанию по расчёту зарплаты (payroll provider), и она берёт на себя удержание налогов и годовые формы. Собственное руководство IRS для этой работы называется Publication 15. В вашем штате свои налоговые законы и законы об оплате труда, так что спросите бухгалтера и о них. Дальше на этой странице Дэн считается вашим наёмным работником. С водителем, у которого свой трак и который сдаёт его вам в аренду, случай другой, и до него мы ещё дойдём. А сначала нужно решить, как платить Дэну.
Раздел 02
Платить за милю, процентом, по часам или по дням?
Подойдёт любая схема, если за каждую неделю оплата дотягивает до минимальной зарплаты за отработанные часы. Закон об оплате требует записывать основу оплаты, например ставку в час или в неделю (памятка о документах). Важнее всего записать условия до первого рейса. При оплате за милю нужно указать, какие мили считаются. При проценте нужно указать, процент от чего. При почасовой оплате нужно сказать, что считается рабочим часом. А для любой схемы нужен список доплат, с суммой для каждой.
На форумах это давний спор: процент или за милю. Вот что оплачивает каждая схема и что должно стоять в письменных условиях.
| Схема | За что платит | Что записать в условиях | На что смотреть |
|---|---|---|---|
| За милю | Пройденные мили | Какие мили: по ELD или по маршруту из справочника миль, с грузом и без груза | Неделя с небольшим пробегом |
| Процент от выручки за груз | Деньги, которые приносит каждый груз | Процент от чего: только от line haul или вместе с топливной надбавкой и доплатами | Водитель не проверит расчёт, не видя ставки |
| Почасовая | Каждый рабочий час | Что считается работой и как записываются часы | Часы ожидания накапливаются; правила штата о сверхурочных |
| Подённая | Каждый день в рейсе | Что считается днём и как оплачивается полдня | Длинный и короткий день стоят одинаково |
| Зарплата | Фиксированная сумма в неделю | С какого дня начинается неделя и что в неё входит | Недели с большой продолжительностью работы |
Оплата за милю кажется простой, пока не спросишь, какие мили. ELD записывает мили, которые трак на самом деле прошёл. Справочник миль даёт длину стандартного маршрута между двумя точками. Эти два числа почти никогда не совпадают. Объезды, заезды на заправку и закрытые дороги добавляют настоящие мили, которых в справочнике нет. Одни перевозчики платят только за мили с грузом, другие и за порожние. Возможны оба варианта, но выбранный порядок нужно закрепить в условиях. Допустим, по справочнику рейс занимает 1 050 миль, а ELD показывает 1 130. По 62 цента за милю эти 80 миль означают для водителя 49,60 доллара оплаты. Если в условиях об этом ничего нет, спорить вы будете каждую неделю.
У процента свой вопрос: процент от чего? Допустим, за груз платят line haul, то есть основную ставку за рейс, 3 000 долларов, плюс 450 долларов топливной надбавки (fuel surcharge). 25 процентов только от line haul дают 750 долларов. От всей суммы выходит 862,50 доллара. Доплаты, которые платит брокер, например за простой, тоже можно включить в расчёт процента или исключить из него. Поэтому в условиях нужно назвать каждую часть. И водитель с процентной оплатой может проверить оплату, только если видит, сколько заплатили за груз. Федерального правила, которое обязывало бы показывать штатному водителю rate confirmation, мы не нашли. Но если показывать, споров будет меньше. А владельцу-водителю (owner-operator), который работает у вас по договору аренды, федеральные правила требуют дать копию rated freight bill, то есть счёта за перевозку со ставкой. Об этом расскажем в одном из следующих разделов.
Почасовая оплата покрывает ожидание без всяких дополнительных правил, ведь оплачивается каждый рабочий час. Зато нужен точный учёт часов, и может действовать закон штата о сверхурочных. Подённая ставка проста, но день в 14 часов стоит столько же, сколько день в 6. Проще всего недельная зарплата. Но и при подённой ставке, и при зарплате вы каждую неделю проверяете одно. Оплата должна покрывать минимальную зарплату за все отработанные часы (ответы Министерства труда об оплате).
Какую бы схему вы ни выбрали, запишите доплаты. Они оплачивают работу, которую не покрывают ни мили, ни процент. Обычный список начинается с простоя (detention), то есть ожидания у грузоотправителя или получателя. Потом лейовер (layover): день, когда водитель ждёт следующего груза. Дальше дополнительные остановки, простой из-за поломки, укрывание груза брезентом на платформе и ручная разгрузка. Некоторые владельцы договариваются и об оплате дня в суде из-за тикета. Наш гайд о тикетах считает этот день частью стоимости спора. Федеральный закон задаёт нижнюю границу, минимальную зарплату, а размер доплат оставляет на ваше усмотрение по соглашению с водителем. Так же министерство отвечает на вопрос о доплатах за ночи и выходные (его ответы об оплате).
Вот что вы с Дэном подписываете 31 июля. Оплата: 62 цента за милю по ELD, с грузом и без груза. Простой оплачивается по 20 долларов в час после первых двух часов на точке. Каждая дополнительная остановка стоит 25 долларов. Неделя идёт с понедельника по воскресенье, а зарплата приходит в следующую пятницу. Деньги, которые он тратит в рейсе, например на грузчиков (lumper), возвращаются ему по чеку. Он может попросить аванс в счёт зарплаты, и аванс удерживается из следующего расчёта. Ставки придуманы для примера, это не рыночные цифры. Вы оба подписываете, и у каждого остаётся копия. Закон об оплате требует хранить такой лист ставок не меньше 2 лет после последнего использования (правило о двухлетнем хранении). Заметьте, чего в условиях нет: дней простоя из-за поломки. Этот пробел скоро даст о себе знать. А пока посмотрим на вторую неделю Дэна и его первый полный расчёт.
Раздел 03
Как составить сетлмент, который водитель сможет проверить?
Составляйте его по документам, а не по памяти. Начните с грузов, которые он вёз за неделю. К каждому подберите подписанный bill of lading и мили по ELD. Добавьте доплаты, которые подтверждают документы, потом деньги, которые он потратил на вас. Удерживайте только то, что разрешают условия. Приложите документы и отправьте расчёт до дня выплаты. Перевозчики называют такой расчёт driver settlement или settlement sheet, а по-русски обычно говорят «сетлмент». Правила FMCSA прямо называют settlement sheet одним из документов, которые подтверждают журнал водителя (правило о подтверждающих документах).
Возьмём неделю с понедельника, 10 августа, по воскресенье, 16 августа. В следующий понедельник утром вы садитесь за документы. Делайте всё каждую неделю в одном порядке. Именно порядок делает работу быстрой и защищает от ошибок. Вот он.
- Выпишите грузы недели из диспетчерских записей, каждый со своим rate confirmation, то есть письменным подтверждением ставки от брокера.
- К каждому грузу подберите bill of lading, накладную, которую подписывают при доставке. Сверьте даты, время приезда и отъезда и число остановок.
- Возьмите мили по каждому рейсу из ELD, как сказано в условиях.
- Соберите чеки за расходы в рейсе и запись об авансе, если он его брал.
- Примените условия к каждой строке и проверьте, достигает ли оплата за неделю минимальной зарплаты.
- Приложите документы и отправьте расчёт до дня выплаты.
За эту неделю Дэн отвёз два груза. Груз A выехал из Далласа в понедельник, а в среду его доставили в Атланту. По bill of lading Дэн приехал к получателю в 7:00 утра, а уехал в 11:30. Это четыре с половиной часа, так что по условиям два с половиной часа считаются простоем. В журнале ELD видны смены статуса и место, где стоял трак, а это помогает, если получатель забыл записать время. Груз B забрали под Атлантой в четверг и в субботу доставили двум получателям под Чикаго. Второй получатель и есть дополнительная остановка. Там Дэн заплатил грузчикам (lumper) за разгрузку и прислал вам чек.
Теперь мили. ELD показывает 850 миль по грузу A, вместе с порожним пробегом до грузоотправителя, и 800 по грузу B. В среду Дэн попросил аванс 200 долларов в счёт зарплаты, и вы его отправили. Он подписал короткую записку, что аванс удержат из этого расчёта. Теперь у вас есть всё. Ваш расчёт мог бы выглядеть так. Это только пример, цифры в нём придуманы, и закон такой формы не требует.
Сетлмент водителя. Дэн Р., трак 2. Неделя с понедельника, 10 августа, по воскресенье, 16 августа 2026 года. Выплата в пятницу, 21 августа.
Условия оплаты: 62 цента за милю по ELD, с грузом и без груза. Простой 20 долларов в час после 2 часов на точке. Дополнительная остановка 25 долларов. Подписано 31 июля 2026 года.
Груз A. Из Далласа, TX, в Атланту, GA, с 10 по 12 августа. Мили по ELD: 850 × 0,62 доллара = 527,00 доллара. Простой: 2,5 часа × 20 долларов = 50,00 доллара (bill of lading: приезд 7:00, отъезд 11:30).
Груз B. Из-под Атланты, GA, в район Чикаго, с 13 по 15 августа, два получателя. Мили по ELD: 800 × 0,62 доллара = 496,00 доллара. Одна дополнительная остановка: 25,00 доллара.
Начислено: 1 098,00 доллара. Налоги удерживает компания по расчёту зарплаты, они видны в расчётном листке (pay stub).
Возмещено, это не зарплата: грузчики (lumper), 150,00 доллара, чек 3317.
Удержано: аванс от 12 августа, подписанная записка, 200,00 доллара.
Отработано часов: 58, по ELD. Оплата за каждый отработанный час: 18,93 доллара.
Приложено: 2 rate confirmation, 2 bill of lading, отчёт ELD о милях, чек за грузчиков, записка об авансе.
Посмотрите, почему его легко проверить. Условия стоят наверху, и Дэну не нужно их помнить. Каждая строка называет документ, на котором она основана. Начисления, возмещения и удержания стоят отдельно. Деньги за грузчиков к нему просто возвращаются, поэтому в зарплату не входят. Аванс он получил из своей же зарплаты, только раньше срока. Налоги в этом листе вообще не считаются. Их считает компания по расчёту зарплаты от начисленной суммы. А последние строки показывают вашу проверку минимума. Дэн заработал 18,93 доллара за каждый отработанный час, намного больше федеральных 7,25 доллара (Министерство труда).
Храните сетлмент вместе с документами. Правила о журналах требуют хранить такие документы не меньше 6 месяцев (правило о журналах). Аудитор по ним проверяет, правдивы ли журналы. Об этом рассказывает наш список документов для аудита. Закон об оплате требует хранить их дольше, и об этом пойдёт речь в последнем разделе. А уже следующая неделя показала, зачем в листе строка с минимумом.
Раздел 04
Положены ли водителю трака сверхурочные и минимальная зарплата?
Федеральные сверхурочные обычно не положены, а минимальная зарплата положена всегда. В федеральном законе о сверхурочных есть исключение для автоперевозчиков (motor carrier exemption). Оно касается водителей перевозчика, чья работа влияет на безопасность траков, которые ездят между штатами (памятка Министерства труда). Правило, на котором оно основано, говорит, что исключение касается сверхурочных, «но не» минимальной зарплаты (правило об исключении). Значит, за каждую неделю водитель должен получить не меньше 7,25 доллара за каждый отработанный час, а если в штате ставка выше, то по ставке штата. Проверяют каждую неделю отдельно, а не в среднем за месяц.
Дэн под исключение подходит. Вы — автоперевозчик, он — водитель, и его рейсы пересекают границы штатов. Изменить это могут две вещи. Исключение не действует в ту неделю, когда он работает на машинах весом 10 000 фунтов или меньше, например на лёгком пикапе. Причём не действует, даже если в ту же неделю он водит и большой трак. А к водителю, который никогда не выезжает из своего штата, нужно присмотреться внимательнее. Его рейсы всё равно могут считаться межштатными. Например, так бывает, когда груз перевозят внутри штата в рамках его пути из другого штата к конечной точке (памятка). В некоторых штатах есть свои законы о сверхурочных. Если действуют оба закона, водителю положен более выгодный для него вариант (ответы министерства об оплате). Проверьте, распространяется ли закон вашего штата на водителей траков.
На минимальной зарплате маленькие автопарки и попадаются. Федеральная ставка с 24 июля 2009 года составляет 7,25 доллара в час (Министерство труда). Во многих штатах свой минимум. Министерство пишет, что «работодатели должны соблюдать оба», так что платить нужно по более высокой ставке. У министерства есть таблица ставок по штатам, последний раз её обновили 1 июля 2026 года. На вопрос, какая ставка действует для водителя, который за неделю проезжает пять штатов, простого ответа нет. Одного ответа на все случаи мы не нашли, так что спросите адвоката.
Для проверки нужны отработанные часы, а у водителя трака это не только время за рулём. Федеральные правила об отработанном времени приводят примеры как раз с траками. Водитель, который ждёт у погрузочной площадки или рядом, пока грузят его трак, «работает во время погрузки» (правило о времени ожидания). Работает и водитель, которому велели присматривать за траком, пока он ждёт. Но допустим, вы полностью освобождаете его от работы на срок, которым он может распорядиться сам, и говорите, когда начинать снова. Такие часы работой не считаются. Вождение считается работой. Правило о работе в пути исключает настоящие перерывы на еду. Исключает оно и время, когда ему разрешено спать в подходящем спальном месте, которое предоставляете вы (правило о работе в пути). Считается ли таким местом спальник трака, решайте с адвокатом. Почти всё остальное видно в ELD Дэна.
Теперь неделя с 17 августа. В понедельник Дэн проезжает 300 миль, и трак ломается. Эвакуатор везёт его в мастерскую, а запчасть идёт три дня. Вы просите Дэна остаться с траком и грузом и держать связь с механиками. Во вторник, среду и четверг он ждёт в мастерской с открытия до закрытия. В пятницу он проезжает последние 260 миль и сдаёт груз. По ELD и вашим записям за неделю выходит 51 час работы и 560 миль.
Посчитаем по условиям. За 560 миль по 62 цента выходит 347,20 доллара. О днях простоя из-за поломки в условиях ничего нет, так что больше он ничего не заработал. Делим на 51 час и получаем 6,81 доллара в час. Это меньше 7,25 доллара. За 51 час закон требует заплатить ему не меньше 369,75 доллара (Министерство труда). Значит, вы должны ему ещё 22,55 доллара. Внесите их в тот же расчёт отдельной строкой: «доплата до минимальной зарплаты, неделя с 17 августа». А если бы ставка в вашем штате была 15 долларов, нижняя граница за тот же 51 час составила бы 765 долларов.
Эта доплата в 22,55 доллара показывает, почему опасны пробелы в условиях. 24 августа вы добавляете в условия Дэна оплату простоя из-за поломки: 150 долларов за каждый полный день, когда трак стоит, а Дэн остаётся с ним. По новым условиям за ту неделю он получил бы на 450 долларов больше. Меняйте условия только для недель, которые ещё не начались, и только письменно. Старый лист оставьте в документах. А через неделю встал вопрос, с которым рано или поздно сталкивается каждый владелец: можно ли заставить водителя заплатить за повреждение?
Раздел 05
Можно ли удерживать деньги из зарплаты водителя?
Иногда можно, но в определённых пределах. Федеральный закон требует платить зарплату «окончательно и безусловно» (free and clear) (правило о выплате без условий). Нельзя удерживать расходы, которые на самом деле ваши, если из-за этого оплата за неделю опускается ниже минимальной зарплаты. Этот предел касается повреждений трака, инструментов, медосмотра, которого требуете вы, и убытков от клиентов, которые не заплатили. Он действует, даже если водитель был неосторожен (памятка Министерства труда). С авансом в счёт его же зарплаты дело обстоит иначе. В вашем штате правила могут быть строже, так что проверьте их до первого удержания.
В среду, 2 сентября, Дэн, сдавая задом, въезжает в столб во дворе грузоотправителя и гнёт бампер. Ремонт стоит 900 долларов. Первая мысль: удержать их из его зарплаты. В памятке министерства этот самый случай приведён как типичное нарушение. Работник на машине работодателя «попадает в аварию». Работодатель заставляет его платить за ремонт, и зарплата опускается ниже минимума. Посмотрите на его неделю. Он заработал 1 050 долларов за 55 часов. Минимум за 55 часов составляет 398,75 доллара. Значит, по федеральному закону за эту неделю можно удержать не больше 651,25 доллара. Остальное можно растянуть на следующие недели, если оплата за каждую неделю остаётся не ниже минимума. Если вместо удержания попросить его вернуть деньги наличными, ничего не изменится, говорится в памятке. Предел тот же.
Но это только федеральная нижняя граница. Закон вашего штата может быть строже, а правила об удержаниях в разных штатах разные. Штат может ограничивать, что вообще можно удерживать, или требовать письменного согласия водителя. Все пятьдесят штатов мы не проверяли. Поэтому, прежде чем удерживать что-то кроме налогов и согласованных авансов, позвоните в ведомство труда своего штата. Министерство труда ведёт список ведомств труда всех штатов. В итоге 900 долларов вы платите сами. А потом просите адвоката помочь вписать в условия Дэна пункт о повреждениях.
С двумя видами денег проще. Аванс Дэн получает из собственной зарплаты, только раньше. В справочнике министерства для инспекторов сказано, что выданную сумму можно удержать, даже если оплата опустится ниже минимума. А проценты или сборы за аванс съедать минимум не могут (справочник, раздел 30c10). А расходы, которые он оплачивает за вас, например услуги грузчиков, нужно возмещать. Если он оплачивает ваши расходы, а вы ему их не возвращаете, это работает как удержание, с тем же пределом. Поэтому возвращайте ему деньги по чекам в следующем расчёте. И записывайте всё, что начисляете или удерживаете. Закон об оплате требует указать дату, сумму и причину каждой такой строки (правило о зарплатных документах).
С водителем, у которого свой трак, всё иначе. Допустим, второй водитель, Рэй, владеет тягачом и хочет сдать его в аренду вашей компании и возить под вашим authority. Тогда многое в его расчёте определяют федеральные правила аренды (правило об аренде). В договоре аренды (lease) должна быть указана его оплата. Заплатить ему нужно в течение 15 дней после того, как он сдаст документы о доставке. При оплате процентом вы до расчёта или в момент расчёта даёте ему копию rated freight bill, то есть счёта за перевозку со ставкой. Чарджбэком (chargeback) называют расход, который вы оплачиваете сначала, а потом удерживаете из его оплаты. Каждый такой расход должен быть перечислен в договоре вместе с тем, как он считается. Прежде чем удержать деньги за повреждение груза или имущества, дайте ему письменное подробное объяснение. Деньги, которые вы держите как залог, называются escrow. На них начисляются проценты не реже раза в квартал, а вернуть их нужно не позже 45 дней после окончания аренды. То же правило говорит, что контроль над траком, который даёт вам договор, сам по себе не решает, наёмный ли он работник. Наш гайд об аренде owner-operator подробно разбирает такой договор.
Раздел 06
Как сделать каждый сетлмент понятным и что изменилось?
Отправляйте расчёт в каждый день выплаты, в одном и том же порядке, с приложенными документами. Федеральный закон не требует выдавать pay stub, то есть расчётный листок (ответы министерства об оплате), но штат может требовать. А понятный расчёт помогает водителю доверять своей оплате. Условия ставьте наверх и у каждой строки называйте документ. Начисления, возмещения и удержания держите отдельно. Ошибки исправляйте открыто в следующем расчёте. И храните документы столько, сколько требует закон об оплате, а для зарплатных документов это не меньше 3 лет (правило о хранении документов).
Расчёт, который Дэн проверит за пять минут, избавит вас от звонка каждую пятницу. Используйте каждую неделю одну и ту же форму, чтобы он знал, куда смотреть. Укажите даты недели и день выплаты. Показывайте мили по каждому рейсу, а не только итог. Если строка зависит от документа, как простой от bill of lading, назовите этот документ. Допустим, потом вы нашли пропущенную дополнительную остановку. Оплатите её в следующем расчёте отдельной строкой: «исправление, неделя с 10 августа, дополнительная остановка, 25,00 доллара». Не прячьте её в итог. Если ошибку найдёт Дэн, приложенные документы помогут вам обоим её проверить. Водитель, который задаёт вопросы о своей оплате, делает часть проверки за вас.
Как часто платить, решает ваш штат. Министерство труда ведёт таблицу правил о днях выплаты по штатам, но она датирована 1 января 2023 года. Поэтому уточните и в ведомстве труда своего штата.
Документы по оплате храните дольше журналов. Зарплатные документы закон требует хранить не меньше 3 лет. А документы, по которым считали оплату, нужно хранить не меньше 2 лет (правило о двухлетнем хранении). Это листы ставок, записи о доплатах и удержаниях, bill of lading и ваши счета клиентам. Министерство кратко описывает всё это в памятке о документах. Для водителя, на которого не распространяется требование об оплате сверхурочных, как Дэн, правило не требует записей об оплате сверхурочных. Зато добавляет один пункт: основу его оплаты, например ставку за милю (правило для освобождённых водителей). Правила о журналах требуют всего 6 месяцев, так что срок хранения определяет закон об оплате.
Итоги расчётов нужны и для ваших собственных цифр. Оплата Дэна идёт прямо в себестоимость мили. Она же входит в расходы на водителя в прибылях и убытках по каждому траку.
Что изменилось? Федеральная минимальная зарплата не менялась с 24 июля 2009 года (Министерство труда). А вот критерии отнесения к наёмным работникам менялись. Советы, написанные в 2024 году, часто подают правило 2024 года как критерий, который применяет министерство. С 1 мая 2025 года его инспекторы это правило не применяют (бюллетень). Проект, опубликованный в феврале 2026 года, должен его заменить, но на 22 сентября 2026 года он всё ещё оставался проектом. Ставки штатов меняются чаще, а некоторые штаты пересматривают свои каждый год. Таблица министерства по штатам последний раз обновлялась 1 июля 2026 года (таблица по штатам).
Кое-что мы проверить не смогли. Мы не нашли единого правила о том, закон какого штата действует для водителя, который работает во многих штатах. Мы не проверяли правила каждого штата об удержаниях и об уведомлении при изменении оплаты. И источники, которые мы читали, не решают, считается ли спальник трака подходящим спальным местом при подсчёте часов. С этими вопросами к адвокату. Цифры в истории Дэна придуманы, и ни одна из них не рыночная ставка.
Зарплату мы не считаем и расчёты водителям не составляем. Но каждый сетлмент строится из rate confirmation, bill of lading, счетов клиентам и счетов поставщиков. Держать их в порядке входит в нашу работу со счетами и платежами: вот сколько это стоит.
Помощь Fleet Assist
Как поможет Fleet Assist
Постоянное ведение счетов и платежей вашей траковой компании. Проверяем подтверждения ставки и документы о доставке, готовим счета за перевозки, отслеживаем поступления и выясняем причины задержек. Сверяем документы по факторингу и счета поставщиков с подтверждающими документами и передаём их вам на одобрение, ведём платёжный календарь и отчёты. 199 долларов за активный трак в месяц, круглосуточно, 24/7, начиная с одного активного трака. Сопровождаем компанию постоянно, с ежемесячной оплатой. Выставление отдельного счёта и взыскание одного долга не предлагаются как разовые услуги. Платежи одобряете вы, и без вашего разрешения деньги мы не переводим. Подготовка налоговых деклараций, расчёт зарплаты и финансовый аудит в эту услугу не входят, поэтому зарплату мы не считаем и сетлменты водителей не составляем. Мы ведём документы по грузам, счета клиентам и счета поставщиков, из которых сетлмент строится. Банковские комиссии, услуги факторинга и подписки на программы оплачиваются отдельно. Счета и платежи или все четыре услуги за 999 долларов в месяц за активный трак. Позвонить → · Написать в Telegram →
FAQ
Частые вопросы
Можно ли платить штатному водителю по 1099?
Только если он действительно ведёт собственный бизнес, а это решает не выбранный вами ярлык. IRS взвешивает контроль, финансовую сторону работы и характер отношений. Министерство труда смотрит на его вложения, возможность заработать или потерять и на ваш контроль. Водитель на вашем траке, с вашими грузами и по вашим правилам больше похож на наёмного работника. Решить должен бухгалтер или адвокат ещё до первой зарплаты.
Положены ли водителям траков сверхурочные?
По федеральному закону обычно нет, если водитель работает на автоперевозчика и его работа влияет на безопасность траков, которые ездят между штатами. Это исключение касается только сверхурочных. Федеральная минимальная зарплата, 7,25 доллара в час, действует каждую неделю. Сверхурочные положены в ту неделю, когда он работает на машинах весом 10 000 фунтов или меньше. В некоторых штатах свои законы о сверхурочных, так что проверьте свой.
Можно ли взять с водителя деньги за повреждение трака?
Федеральный закон запрещает удерживать за повреждение трака столько, что оплата за неделю опустится ниже минимальной зарплаты, даже если водитель был неосторожен. Сумму сверх этого предела можно растянуть на следующие недели. Просьба вернуть деньги наличными этот предел не обходит. Штат может быть строже или требовать письменного согласия водителя, так что спросите в ведомстве труда штата до любого удержания.
Считается ли ожидание у грузоотправителя рабочим временем?
При подсчёте минимальной зарплаты считается. По федеральным правилам водитель, который ждёт у погрузочной площадки или рядом, пока грузят его трак, работает. Работает и водитель, которому велели присматривать за траком во время ожидания. Часы, когда вы полностью освободили его от работы и сказали, когда начинать снова, работой не считаются. Платить ли сверху за простой, решают ваши письменные условия.
Обязан ли я давать водителю pay stub?
Федеральный закон не требует выдавать pay stub, то есть расчётный листок, но требует точного учёта отработанных часов и выплаченных денег. Штат может требовать расчётный листок. В любом случае сетлмент в каждый день выплаты, с условиями наверху и приложенными документами, позволяет водителю проверить оплату и избавляет вас от споров.
Сколько хранить документы по оплате водителя?
Зарплатные документы храните не меньше 3 лет. Документы, по которым считали оплату, храните не меньше 2 лет, включая листы ставок, удержания, bill of lading и счета клиентам. Правила о журналах требуют хранить подтверждающие документы 6 месяцев, и сетлменты входят в их число. Поэтому ориентируйтесь на более длительные сроки, установленные законом об оплате.
Что лучше: процент или оплата за милю?
По закону ни одна схема не лучше другой. Каждая должна доводить оплату за неделю хотя бы до минимальной зарплаты за отработанные часы. При оплате за милю в условиях нужно указать, какие мили считаются: по ELD или по справочнику миль. При проценте нужно указать, процент от чего, а проверить расчёт водитель сможет, только если видит, сколько заплатили за груз.
Источники и ссылки
Источники (все на английском): IRS, Independent contractor (self-employed) or employee?, страница проверена IRS 19 мая 2026 года · IRS Publication 15, Employer’s Tax Guide, страница проверена IRS 30 апреля 2026 года · DOL Wage and Hour Division, Field Assistance Bulletin No. 2025-1, 1 мая 2025 года, с текстом Fact Sheet #13 (июль 2008 года) · пресс-релиз DOL 25-722-NAT, 1 мая 2025 года · FR 2026-03962 (91 FR 9932), Employee or Independent Contractor Status Under the Fair Labor Standards Act, Family and Medical Leave Act, and Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act, проект правила, 27 февраля 2026 года (Federal Register проверен 22 сентября 2026 года: окончательного правила нет) · DOL, Misclassification of Employees as Independent Contractors · DOL Fact Sheet #19, The Motor Carrier Exemption under the FLSA, редакция ноября 2009 года · DOL Fact Sheet #16, Deductions From Wages for Uniforms and Other Facilities, редакция июля 2009 года · DOL Fact Sheet #21, Recordkeeping Requirements under the FLSA, редакция июля 2008 года · DOL, Minimum Wage · DOL, State Minimum Wage Laws, обновлено 1 июля 2026 года · DOL, Questions and Answers About the FLSA · DOL, State Payday Requirements, таблица от 1 января 2023 года · DOL, State Labor Offices · DOL Field Operations Handbook, chapter 30, раздел 30c10, редакция 728 от 17 ноября 2016 года (все страницы DOL и IRS прочитаны 22 сентября 2026 года) · 29 CFR 782.1, 29 CFR 531.35, 29 CFR 785.16, 29 CFR 785.41, 29 CFR 516.2, 29 CFR 516.5, 29 CFR 516.6, 29 CFR 516.12 (eCFR, раздел 29, по состоянию на 17 сентября 2026 года) · 49 CFR 376.12, 49 CFR 395.11, 49 CFR 395.8 (eCFR, раздел 49, по состоянию на 17 сентября 2026 года) · Проверено Fleet Assist · Обновлено 22 сентября 2026 года