Сейфти и соблюдение требований DOT

Водитель прислал отчёт об инспекции. У другого скоро истекает медицинская карта. Подходит срок подачи отчётности, а сведения о пробеге ещё лежат в разных файлах. С каждой задачей отдельно разобраться можно. Труднее ничего не упустить, пока вы ведёте бизнес.

Мы собираем эту работу в один процесс. Вы передаёте документы и уведомления. Мы приводим их в порядок, находим то, что требует внимания, и запрашиваем недостающее. Если нужно ваше решение, возвращаемся к вам за согласованием.

В постоянное обслуживание входят:

• Проверки и документы водителей: подготовка анкеты и квалификационного файла каждого водителя, организация проверок MVR, PSP, Clearinghouse и предыдущего трудоустройства, запрос недостающих документов.
• Сроки и продления: контроль срока действия CDL и медицинских карт, ежегодных проверок водителей, регистрации траков, cab card и ежегодных технических осмотров. Готовим пакет документов для каждого трака.
• Программы тестирования на наркотики и алкоголь: открытие аккаунтов, запись на тесты, включение водителей в пул случайного отбора, контроль тестирования и документов программы, помощь с Clearinghouse.
• Отчётность и разрешения: обновления MCS-150, UCR, декларации IFTA, отчётность по пробегу и разрешения штатов, получение apportioned cab card через IRP, продления IRP и подача HVUT Form 2290. Работаем с аккаунтами Кентукки, Нью-Мексико, Орегона, Коннектикута и Нью-Йорка HUT/OSCAR.
• Работа после инспекций: проверка отчётов, документов о ремонте и записей, которые могут требовать исправления через DataQs.
• Аудиты и отчёты по безопасности: подготовка документов, помощь с ответами на запросы аудитора и ежемесячный отчёт с рекомендациями и дальнейшими действиями.
• Уведомления и переписка: проверка согласованных каналов обычной почты, email и SMS, учёт входящих уведомлений и контроль необходимых действий.
• Транспондеры и устройства отслеживания: заказ и закрепление за техникой toll-транспондеров и GPS-устройств, ведение записей и работа с уведомлениями о нарушениях на платных дорогах.
• Страховые предложения и изменения полиса: запрос предложений у агентов, координация оформления покрытия через брокера или агента и обновление сведений в полисе при смене водителей или техники.
• Страховые документы и продления: получение сертификатов страхования (COI) для брокеров и лизингодателей, организация продления и подготовка документов для страховых аудитов.

Настройка аккаунтов и подача документов входят в постоянное обслуживание. Не нужно покупать отдельную услугу каждый раз, когда подходит очередной срок.

Пришлите отчёт или уведомление сразу после получения. Мы вместе прочитаем его, определим нужные действия и соберём документы для ответа. Работаем круглосуточно, в том числе когда инспекция случилась ночью или в выходной.

• Запросы в DataQs: проверяем записи об инспекциях и авариях, собираем доказательства, готовим запросы на пересмотр и отслеживаем ответы.
• Аудиты New Entrant и другие аудиты безопасности: изучаем запрос аудитора, приводим в порядок документы водителей и техники и помогаем подготовить ответы.
• Оспаривание тикетов: собираем документы по делу и координируем работу с водителем и адвокатом, когда требуется юридическое представительство.
• Страховые претензии и сопровождение после аварии: собираем сведения о происшествии и ремонте по претензиям, связанным с грузом или ответственностью, координируем переписку со страховщиками, оценщиками ущерба, сюрвейерами и другими участниками, сопровождаем документы на этапах оценки и обсуждения урегулирования. Эвакуацию и ремонт организует отдел обслуживания техники.
• Посредничество по невыплаченной зарплате: собираем платёжные документы и ведём переговоры с перевозчиком от имени водителя или владельца трака по поводу невыплаченного заработка. До начала работы согласуем, чьи интересы представляем и как ведём переговоры.

Вы будете знать, что уже отправлено, чего ещё не хватает и где нужно ваше решение. Исход дела определяет ведомство или суд. Наша работа состоит в том, чтобы документы были в порядке, а ответ не потерялся среди других задач.

Подробнее об этих процессах можно прочитать в руководствах по оспариванию записей через DataQs и аудиту новой траковой компании.

Расскажите о компании, активных траках и водителях. Покажите документы, которые уже есть, ближайшие сроки и открытые уведомления. Вместе оценим положение дел и согласуем доступ к аккаунтам и порядок одобрения действий.

Если вы открываете компанию или завершаете настройку существующей, в месячное обслуживание также входят:

• Регистрация компании и EIN: помощь с подготовкой и подачей заявлений на регистрацию LLC или корпорации и получение EIN, поиск и оформление виртуального офиса при необходимости.
• Разрешение на перевозки: помощь с заявками на MC и USDOT, регистрацией BOC-3 через процессуального агента и подачей UCR.
• SCAC и отчётность компании: подготовка заявок на SCAC и помощь с отчётностью бизнеса, включая Beneficial Ownership Information Report (BOIR) в применимых случаях.
• Налоговые и регистрационные аккаунты: оформление лицензии IFTA, открытие IRP, необходимых аккаунтов штатов для разрешений и налогов, а также аккаунтов для подачи HVUT Form 2290.
• Аккаунты проверок и тестирования: открытие корпоративных MVR и PSP, аккаунтов консорциума или стороннего администратора тестирования и аккаунта FMCSA Clearinghouse.
• Шаблоны оформления водителей: подготовка анкет и шаблонов DQ files, организация отчётов проверок, запросов Clearinghouse и включения в программу тестирования на наркотики и алкоголь.
• Регистрация в Amazon Relay: помощь с настройкой аккаунта, сведениями о перевозчике и документами, которые запрашивают при подключении.
• Аккаунты платных дорог, GPS и ELD: организация аккаунтов транспондеров, например PrePass или Bestpass, настройка GPS и ELD/телематики, закрепление устройств за техникой.
• Электронные подписи: настройка DocuSign и включение электронных документов в работу офиса.

Вы продолжаете управлять компанией и отвечаете за точность сведений, которые передаёте. Мы ведём согласованную работу с документами и сообщаем, когда требуется ваше участие. Если меняются водители или траки, сообщайте нам, чтобы записи оставались актуальными.