Как подготовить и сдать квартальный отчёт IFTA?

Раздел 01

Что такое отчёт IFTA и когда его сдавать?

В отчёте IFTA вы показываете, сколько миль проехали ваши траки и сколько топлива залили в каждом штате за три месяца. Штаты берут налог с топлива, сожжённого на их дорогах, и ставка у каждого своя. По IFTA вы отчитываетесь одному штату, базовому, а он уже рассчитывается со всеми остальными (правила IFTA, на английском). Кварталы заканчиваются 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. Отчёт сдают до последнего дня следующего месяца.

Вот как это выглядит в жизни. Допустим, у вас два трака и базируетесь вы в Западной Виргинии. Оба тягача ходят с гружёными прицепами через Огайо, Пенсильванию, Кентукки и Индиану. Такие траки как раз подпадают под IFTA. Соглашение касается любого трака с тремя осями и больше. А ещё трака с двумя осями, если он весит больше 26 000 фунтов сам или вместе с прицепом. Лицензия IFTA нужна, как только такой трак начинает ездить по двум и более штатам соглашения (правило о лицензии). Лицензию и наклейки вам выдала Западная Виргиния. Там зарегистрированы траки, там лежат ваши документы, и по ней траки тоже ездят. Поэтому она и есть ваш базовый штат. Как получить лицензию и сохранить её, рассказано в нашем гайде о лицензии и наклейках IFTA.

Третий квартал 2026 года длился с 1 июля по 30 сентября. Обычно отчёт за него сдают до 31 октября 2026 года. Но в этом году это суббота. По правилу срок, который приходится на выходной или официальный праздник, переносится на следующий рабочий день. Значит, на самом деле отчёт нужно сдать до понедельника, 2 ноября (правило о сроках). И всё же ориентируйтесь на 31 октября. Тогда никакой спор о том, как считать дни, вам не повредит.

Сроки сдачи IFTA владельцы ищут каждый квартал, хотя стандартные даты остаются прежними. Отчёт за первый квартал сдают до 30 апреля, за второй — до 31 июля, за третий — до 31 октября, за четвёртый — до 31 января. По правилу к этому последнему дню должны поступить «налоговая декларация и полная уплата налогов». Обратите внимание на слова «полная уплата». Отчёт, сданный вовремя, но без денег, всё равно считается просроченным (правило о просрочке).

Одно исключение решает, ваша ли это вообще забота. Если ваши траки работают по аренде у другого перевозчика 30 дней и дольше, кто сдаёт отчёт, решает договор аренды. Если в договоре об этом ничего нет, отчёт сдаёт перевозчик, а не вы (правило об аренде). Ваши траки ездят под вашим собственным разрешением на перевозки (authority), так что отчёт в Западную Виргинию сдаёте вы.

Зачем вообще отчёт, если налог вы уже заплатили на заправке? Дело в том, что налог из цены топлива достаётся штату, где вы заправились. А каждому штату положен налог с топлива, которое сожгли на его дорогах. Отчёт IFTA сводит одно с другим. Если вы купили топливо в одном штате, а сожгли в другом, в первом у вас появится переплата, а во втором — долг. Правила обещают «полный зачёт или возврат» налога за топливо, израсходованное за пределами штата, где его купили (правило о зачётах). Проще говоря, налог с каждого галлона в итоге достаётся тому штату, где этот галлон сожгли.

Раздел 02

Как свести мили и топливо?

Для каждого трака нужны две цифры с разбивкой по штатам: сколько миль он проехал и сколько галлонов в него залили. Мили берите из ELD, электронного журнала, или из GPS и сверяйте с путевыми листами (trip sheets) и одометром. Данные о топливе берите из отчёта по топливной карте и чеков. В общий итог идёт каждый галлон, даже без чека, потому что от итога зависит, сколько миль на галлон у вас выходит (правила IFTA). А вот зачесть налог, уплаченный на заправке, можно только за топливо с чеком.

Вернёмся к вашим двум тракам. В понедельник, 5 октября 2026 года, вы садитесь за отчёт за третий квартал. Выгружаете отчёт ELD по каждому траку с 1 июля по 30 сентября. Если ELD или GPS умеет показывать мили по штатам, берите этот отчёт. У трака 1 выходит 32 000 миль. У трака 2 выходит 27 600.

Теперь проверьте мили другим способом. Посмотрите показания одометра каждого трака на 1 июля и на 30 сентября. Разница должна совпасть с итогом ELD. У трака 1 совпадает. А у трака 2 одометр показывает на 400 миль больше, чем ELD. Вы находите в августе пропуск в два дня, когда устройство было отключено. По путевым листам водителя в эти дни было два рейса из Моргантауна в Питтсбург и обратно. Значит, эти мили нужно добавить Пенсильвании и Западной Виргинии. Теперь у трака 2 выходит 28 000 миль, а у всего автопарка 60 000. Весь пробег должен быть распределён по штатам.

Дальше — топливо. В отчёте по топливной карте видна каждая заправка: трак, дата, штат и галлоны. Добавьте чеки, если водители где-то платили наличными. Трак 1 заправился на 5 200 галлонов, трак 2 на 4 800. Всего по автопарку 10 000 галлонов. Каждый чек относите к штату, где стояла колонка, а не к штату, где базируется трак.

Потом сделайте быструю проверку, которая помогает найти многие ошибки. Разделите мили каждого трака на его галлоны. У трака 1 получается 6,15 мили на галлон, у трака 2 выходит 5,83. Оба числа похожи на то, что эти траки обычно показывают. Если трак вдруг показывает необычно много миль на галлон, проверьте, не потерялся ли чек за топливо. Если необычно мало — проверьте, не пропущены ли мили и не заправляли ли другую технику.

А если водитель потерял чек? Топливо всё равно считается. Совет IFTA постановил, что отчитываться нужно обо всём топливе, «с чеком или без и облагалось оно налогом или нет» (правила IFTA с решениями совета). Так что эти галлоны идут в общий итог. Просто зачесть налог за них нельзя. Для зачёта нужен чек, счёт или выписка по топливной карте, где видны покупка и налог. Исправленный или затёртый чек не примут, если вы не докажете, что он настоящий.

Чеки к отчёту не прикладывают (правило о чеках). Их хранят вместе с отчётами ELD и путевыми листами на случай, если штат их запросит. Что должно быть в чеке, рассказано в гайде какие записи о пробеге и топливе требует IFTA. Там же сказано, сколько всё хранить и в каком виде нужны записи GPS. Эти же записи выручат вас и на аудите.

Раздел 03

Как посчитать, сколько я должен каждому штату?

Разделите все мили автопарка на все галлоны. Получится среднее число миль на галлон, на бланке это fleet MPG, то есть мили на галлон по автопарку. Мили в каждом штате разделите на это число. Выйдет топливо, которое вы там сожгли, на бланке это taxable gallons, налогооблагаемые галлоны. Вычтите галлоны, купленные в этом штате с уплаченным налогом. Остаток умножьте на ставку штата за этот квартал (инструкция Западной Виргинии к отчёту, на английском).

Ваш автопарк проехал 60 000 миль на 10 000 галлонах. Значит, fleet MPG равен 6,00. По правилам IFTA его считают до двух знаков после запятой (процедурное руководство IFTA). MPG берут один на весь автопарк, а не отдельный для каждого трака. Теперь делим мили каждого штата на 6. В Западной Виргинии было 15 000 ваших миль, значит, там вы сожгли 2 500 галлонов. В Огайо 18 000 миль и 3 000 галлонов. В Пенсильвании 12 000 и 2 000. В Кентукки 9 000 и 1 500. В Индиане 6 000 и 1 000. Вместе опять 10 000 галлонов, как и должно быть.

На бланке для каждого штата есть все мили и облагаемые мили (taxable miles). Обычно это одно и то же число. Некоторые штаты не берут налог за часть миль, и какие это мили, каждый штат решает сам. Если вычитаете необлагаемые мили, держите доказательства (инструкция Западной Виргинии). Ваши траки ездили по обычным трассам, так что облагаются все мили.

Теперь разложите чеки по штатам. Это ваши tax paid gallons, галлоны с уплаченным налогом: топливо, в цене которого уже был налог этого штата. В Западной Виргинии вы купили 4 000 галлонов, в Огайо 3 500, в Кентукки 2 500, а в Пенсильвании и Индиане ни одного. Тоже выходит 10 000, потому что на каждый купленный галлон есть чек.

Ставку каждый штат устанавливает сам. IFTA каждый квартал публикует все ставки в одной таблице, она называется tax rate matrix (таблица ставок IFTA). Берите таблицу за тот квартал, за который отчитываетесь, а не за нынешний. По правилам в бланке, который даёт штат, уже стоят действующие ставки (правило о бланках). Ниже мы используем придуманные круглые ставки, чтобы показать расчёт. Настоящие посмотрите перед сдачей. Вот ваш третий квартал по штатам:

Читайте по строчке. В Западной Виргинии вы купили на 1 500 галлонов больше, чем там сожгли. Налог Западной Виргинии за эти галлоны уже уплачен, поэтому вам засчитывают переплату (credit) в 600 долларов. В Пенсильвании вы сожгли 2 000 галлонов, а не купили там ни одного, поэтому Пенсильвании вы должны 1 500 долларов. Переплаты и долги сводятся в одном отчёте (правило о зачётах). Переплаты на 1 100 долларов покрывают часть долгов на 2 250 долларов. Остаток вы платите: 1 150 долларов.

Отсюда вывод о том, где заправляться. Заправка в штате с низким налогом от налога не спасает. Каждому штату вы всё равно должны за топливо, сожжённое на его дорогах. Отчёт лишь решает, какому штату достанется налог.

Теперь строка надбавки Кентукки. Некоторые штаты берут сверх топливного налога ещё один, и в таблице ставок он стоит отдельной строкой с пометкой surcharge, то есть надбавка. В таблице за третий квартал 2026 года такая строка для дизеля есть у Кентукки и Виргинии. У Индианы она тоже есть, но только для пропана (таблица ставок IFTA за третий квартал 2026 года). Надбавку берут со всего топлива, сожжённого в штате, и купленное там топливо её не уменьшает. В инструкции Западной Виргинии сказано, что надбавка «всегда идёт к уплате и никогда не бывает переплатой» (инструкция Западной Виргинии). Поэтому 1 500 галлонов в Кентукки по придуманной нами ставке 0,10 доллара дают надбавку 150 долларов. И это при том, что в Кентукки вы купили топлива больше, чем там сожгли.

С Кентукки связана и ещё одна, отдельная обязанность. Пять штатов берут с тяжёлых траков собственный налог за вес и пробег: Кентукки, Нью-Мексико, Нью-Йорк, Орегон и Коннектикут. К IFTA эти налоги не относятся. У них свои счета и свои отчёты, и в этой статье мы их не разбираем. Разницу видно и по самой таблице IFTA. В таблице за третий квартал 2026 года строка Орегона пустая (таблица ставок IFTA за третий квартал 2026 года).

Раздел 04

Как сдать отчёт, уплатить налог и избежать просрочки?

Отчёт сдают в базовый штат тем способом, который он разрешает. По правилам IFTA каждый базовый штат может принимать отчёты на своём бланке, на бумаге или онлайн. Он же решает, как можно платить (правила IFTA). И отчёт, и полная оплата должны поступить к сроку. Если опоздает хоть что-то одно, штат может взять штраф 50 долларов или 10% налога, смотря что больше. Вдобавок каждый месяц начисляются проценты на налог, который вы должны каждому штату.

В понедельник, 26 октября 2026 года, вы заполняете отчёт Западной Виргинии. Бланки у штатов немного отличаются. Но везде спрашивают одно и то же, потому что стандартный бланк задаёт IFTA (процедурное руководство IFTA). Сначала все мили, все галлоны и fleet MPG. Потом по каждому штату: все и облагаемые мили, налогооблагаемые галлоны, галлоны с уплаченным налогом и чистые налогооблагаемые галлоны (net taxable gallons). В конце — ставка, налог и проценты, если они есть. Штат обязан бесплатно дать вам бланк не позже чем за 30 дней до срока. Если бланк не пришёл, это не повод не сдавать отчёт (правило о бланках).

Потом вы платите 1 150 долларов. Вся сумма идёт в Западную Виргинию, а она перечисляет каждому штату его долю. Этим одним платежом вы рассчитываетесь по топливному налогу за квартал со всеми штатами соглашения (правило о сдаче отчёта в базовый штат). Как платить, решает базовый штат. Правила разрешают платить «любым способом электронного перевода, который одобрил базовый штат». Заранее проверьте, какие способы принимает ваш штат. И подпишите отчёт: по инструкции Западной Виргинии без подписи он не считается сданным (инструкция Западной Виргинии).

Если ваш штат принимает бумажные отчёты и вы отправляете свой почтой, датой сдачи считается дата почтового штемпеля. На конверте должны быть правильный адрес и достаточно марок. Отчёт, который принесли в офис лично, считается сданным в тот день, когда его принял и расписался сотрудник (правило о доставке). Отчёт или платёж, отправленный онлайн, считается поступившим в ту дату, которую определяет закон вашего штата.

А теперь допустим, что вы тянули и сдали отчёт с оплатой во вторник, 10 ноября, на восемь дней позже срока. По правилу штат «может начислить лицензиату штраф в 50,00 доллара или 10 процентов просроченного налога, смотря что больше». Это касается и несданного отчёта, и сданного с опозданием, и недоплаченного налога (правило о штрафах). Десять процентов от ваших 1 150 долларов составляют 115 долларов. Это больше 50 долларов, так что штат может взять с вас 115.

Дополнительно начисляются проценты. Для автопарка из США годовая ставка равна федеральной ставке по неуплаченным налогам плюс 2 процентных пункта. Её пересматривают каждый год 1 января, а начисляют помесячно (правило о процентах). На 2026 год IFTA указывает ставку 9% годовых (страница IFTA о процентной ставке). Выходит 0,75% в месяц. Проценты считают отдельно по каждому штату, на налог, который вы должны именно ему, и неполный месяц идёт за полный. Переплаты в Западной Виргинии, Огайо и Кентукки проценты не уменьшают. Одни только 1 500 долларов Пенсильвании за эти восемь дней дали бы 11,25 доллара процентов.

Просрочка может стоить не только денег. Если отчёт вообще не сдать, штат может сам оценить ваш налог по тем сведениям, которые у него есть. А ещё приостановить или отозвать лицензию (правило о начислении налога). После просроченных отчётов штат может потребовать залог (bond). И лицензию с наклейками на следующий год продлевают, только если все отчёты сданы и все налоги уплачены. Так что пропущенный третий квартал может оставить ваши траки без наклеек на 2027 год. О продлении рассказано в гайде о лицензии IFTA.

Бывает и наоборот, когда квартал заканчивается переплатой. Допустим, большую часть топлива вы купили в Пенсильвании. Тогда по отчёту выйдет, что это вам должны. Переплату можно оставить на счёте, и её можно зачесть в счёт налога по последующим отчётам в течение восьми кварталов. А можно попросить возврат, письменно, если ваш штат не возвращает деньги сам. После вашей просьбы штат обязан вернуть положенную сумму в течение 90 дней, иначе начислит на неё проценты. Штат может придержать возврат, если вы должны топливный налог какому-либо штату соглашения (правила о зачётах и возвратах).

Раздел 05

Что делать, если трак весь квартал простоял?

Отчёт всё равно сдают, и он по-прежнему охватывает весь автопарк. Стоявший трак просто не добавляет ни миль, ни топлива. Если не ездил ни один трак, отчёт тоже сдают и отмечают в нём, что работы не было. В правиле сказано, что отчёты нужны, «даже если перевозок не было и облагаемое топливо не использовалось» (правило об отчётных периодах). Проще говоря, миль нет, а отчёт всё равно нужен.

Вот как это бывает. В октябре 2026 года трак 2 встаёт в мастерскую на капремонт двигателя и стоит там до нового года. Трак 1 работает весь четвёртый квартал, с 1 октября по 31 декабря. Отчёт за этот квартал нужно сдать до 31 января 2027 года. Это воскресенье, поэтому срок переносится на понедельник, 1 февраля (правило о сроках).

Отчёт заполняете так же, как раньше. Мили и топливо трака 1 идут в отчёт. Трак 2 ничего не добавляет, так что fleet MPG теперь считается по одному траку 1. Так и должно быть: MPG равен всем милям, делённым на все галлоны, а у стоявшего трака нет ни того, ни другого. Если вы продаёте трак или навсегда снимаете его с линии, спросите у базового штата, что делать с его наклейками. Об этом рассказано в гайде о лицензии IFTA.

Теперь случай посложнее. Допустим, оба трака весь квартал простояли, пока пережидали зиму без грузов. Многие владельцы думают, что за квартал без миль отчёт не нужен. Нужен. В отчёте Западной Виргинии есть графа, которую отмечают, если вы не работали. В инструкции сказано, что отчёт «нужно сдать независимо от того, была ли работа» (инструкция Западной Виргинии). Опоздание и здесь может стоить денег. Правило о штрафах задаёт минимум в 50 долларов, даже когда налога к уплате нет (правило о штрафах).

Следите и за общей картиной. Допустим, ваши траки три квартала подряд или дольше показывают ноль миль или мили только по базовому штату. Тогда штат может закрыть вашу лицензию или отказать в продлении. А чтобы выдать её снова, может попросить доказательства, что вы действительно ездите в другие штаты (правило о продлении). Если ваши траки почти не выезжают из Западной Виргинии, подумайте, нужна ли вам IFTA вообще. Правила позволяют вместо лицензии покупать разовое разрешение (trip permit) на каждую поездку.

Если за год было мало рейсов за пределы базового штата, есть ещё один вариант. Допустим, за 12 месяцев подряд ваши траки проехали меньше 5 000 миль за пределами базового штата. Тогда можно попросить базовый штат разрешить вам сдавать отчёт раз в год, а не каждый квартал. Годовой отчёт сдают до 31 января. Но сначала штат должен это одобрить (правило о годовом отчёте).

Раздел 06

Что делать, если после сдачи нашлась ошибка?

Подайте в базовый штат исправленный отчёт за этот квартал, как только найдёте ошибку. На бланках он называется amended return, а по-русски его обычно зовут исправленным отчётом IFTA. Порядок его подачи каждый штат устанавливает сам. В отчёте Западной Виргинии для этого есть графа «исправленный» (инструкция Западной Виргинии). Если после исправления вы должны больше, доплатите разницу с процентами от первоначального срока. Если переплатили, разница пойдёт вам в зачёт.

В понедельник, 16 ноября 2026 года, вы ещё раз просматриваете третий квартал. Чек с трак-стопа в Пенсильвании на 500 галлонов по ошибке записали в Западную Виргинию. Выходит, Западной Виргинии записали 500 галлонов с уплаченным налогом, которых там не было, а Пенсильвании их не досталось.

Пересчитаем по тем же ставкам, которые мы придумали. Переплата в Западной Виргинии уменьшается на 500 галлонов по 0,40 доллара, то есть на 200 долларов. Долг Пенсильвании уменьшается на 500 галлонов по 0,75 доллара, то есть на 375 долларов. Итого исправление даёт 175 долларов в вашу пользу. Вы отмечаете отчёт как исправленный, вписываете правильные цифры за третий квартал и отправляете его в Западную Виргинию. Эти 175 долларов становятся переплатой. Её можно зачесть в отчёте за четвёртый квартал или попросить вернуть (правила о зачётах и возвратах).

Если бы ошибка была в обратную сторону, вы остались бы должны. Допустим, чек из Западной Виргинии записали в Пенсильванию. Тогда вы были бы должны на 175 долларов больше плюс проценты со 2 ноября. Штат мог бы ещё взять штраф не меньше 50 долларов, потому что правило распространяется и на недоплаченный налог (правило о штрафах). Штраф штат может простить, если причина уважительная. А проценты прощают только в редких случаях, например если отчёт опоздал из-за неверного совета самого штата.

Почему бы не оставить мелкую ошибку как есть? Потому что базовый штат проверяет своих перевозчиков по IFTA от имени всех штатов соглашения (правило об аудитах). Аудитор, который найдёт ошибку, сам посчитает, сколько вы должны, а за этим могут последовать штраф и проценты. Как проходит аудит и как на него отвечать, рассказано в нашем гайде об аудите IFTA.

Сколько у вас времени? Правила IFTA не ставят срока для исправленного отчёта, хотя у вашего штата он может быть. Зато действуют два других ограничения по срокам. Переплата сгорает через восемь кварталов. А возвращать налог за квартал, записи по которому уже можно не хранить, штат не обязан (правила о зачётах и возвратах). Так что исправляйте ошибку сразу, как только её нашли.

Что изменилось в последнее время? С 1 января 2026 года правила IFTA измеряют топливо «объёмом» (volume), и сюда входят киловатт-часы для электрических траков. Для дизельного автопарка ничего не меняется. Процентная ставка обновляется каждый январь, а ставку налога каждый штат может менять от квартала к кварталу. Если в старой брошюре написано, что проценты IFTA составляют 1% в месяц, она устарела. Порядок расчёта процентов изменился 1 июля 2013 года (исторические примечания к правилам). А в августе 2026 года совет IFTA вынес решение о топливе без чека. Аудитор не должен засчитывать налог за такое топливо, если у вас нет чека или другой обязательной записи (процедурное руководство IFTA).

Кое-что мы проверить не смогли. Правила IFTA на этой странице взяты из редакций, которые действуют с 26 августа 2026 года (страница руководств IFTA). Но сайт, способы оплаты и порядок подачи исправленных отчётов у каждого штата свои, и проверить их все мы не могли. К тому же IFTA публикует ставки в том виде, в каком их сообщают штаты, и сама за них не ручается. Поэтому загляните в таблицу ставок ещё раз прямо перед сдачей, а если что-то в бланке неясно, спросите у базового штата.

IFTA — не единственная обязанность в вашем календаре. Другая, ежегодная регистрация UCR, разобрана в нашем гайде по UCR. Если вы хотите, чтобы кто-то каждый квартал собирал данные о пробеге и чеки и сдавал отчёт за вас, вот что мы предлагаем.