Как получить и продлевать лицензию и наклейки IFTA?

Раздел 01

Нужна ли мне лицензия IFTA и какой штат её выдаёт?

Лицензия IFTA нужна, если ваша компания базируется в штате IFTA, а трак, на который распространяется соглашение, ездит по двум и более штатам или провинциям IFTA. В соглашение входят 48 штатов США без Аляски и Гавайев и 10 провинций Канады (страница IFTA для перевозчиков, на английском). Лицензию выдаёт только один штат, базовый. В правилах он называется base jurisdiction. Это штат, где зарегистрированы траки. Там же вы храните документы или можете их показать, и часть пробега траков приходится на этот штат (правила IFTA).

Вот как это выглядит в жизни. Допустим, вы много лет работали водителем у перевозчика. В январе 2027 года начинает действовать ваше собственное разрешение на перевозки (authority). У вас один тягач с тремя осями, и первые грузы идут из вашего штата в соседние.

Сначала разберёмся, подпадает ли ваш трак под IFTA. Соглашение касается только того, что в правилах называется qualified motor vehicle. Это трак для перевозки людей или грузов, у которого две оси и вес больше 26 000 фунтов. Или три оси и больше, причём «независимо от веса». Или трак тянет прицеп, и вместе они весят больше 26 000 фунтов (правила IFTA). Считают либо фактический полный вес, либо вес, на который трак зарегистрирован. Оси прицепа не в счёт, считают только оси самого трака. У вашего тягача три оси, значит, он подпадает под IFTA, хоть гружёный, хоть пустой. А вот небольшой бокс-трак с двумя осями, весом не больше 26 000 фунтов и без прицепа не подпадает.

Теперь о том, нужна ли лицензия. По правилу получить её обязан каждый, кто «базируется в штате соглашения и эксплуатирует qualified motor vehicle в двух и более штатах соглашения». Проще говоря, если трак подпадает под IFTA и пересекает границу штата, лицензия нужна. Траку, который никогда не выезжает из вашего штата, она не нужна. Есть и другой путь: разовое разрешение (trip permit). Правила разрешают платить топливный налог «за каждую поездку отдельно». На сайте IFTA сказано прямо. Разовые разрешения подходят тому, кто обычно ездит по одному штату и выезжает за его пределы лишь «время от времени» (страница IFTA для перевозчиков). Вы будете пересекать границы штатов каждую неделю, и разрешение понадобилось бы почти на каждый груз. Вам нужна лицензия.

Без лицензии выйдет дороже. Если штат выяснит, что лицензия у вас должна была быть, он может взыскать топливный налог, который вы задолжали всем штатам соглашения (правила IFTA).

Какой же штат считается вашим базовым? Трак зарегистрирован в вашем штате. Документы вы храните дома, и часть маршрутов трака проходит по этому штату. Значит, все три признака указывают на ваш штат. Если же компания находится вне штатов IFTA, например на Аляске или на Гавайях, можно подать заявление в любой штат соглашения, где вы ездите. Этот штат вправе согласиться или отказать. Если согласится, придётся привозить к нему документы на аудит или оплачивать дорогу его аудиторам. Ещё он может потребовать залог (bond), то есть гарантию, что налог будет уплачен (правила IFTA).

Если вы сдаёте трак в аренду другому перевозчику, сначала посмотрите договор. При аренде на 30 дней и дольше стороны сами решают в договоре, кто отчитывается по топливному налогу. Если в договоре об этом ни слова, отчитывается перевозчик. При разовой аренде на 29 дней и меньше (trip lease) отчитываетесь и платите вы, владелец трака (правила IFTA).

И ещё одно, что часто путают. IFTA касается только топливного налога. Номера для работы в нескольких штатах (apportioned plates) выдают по отдельной программе, International Registration Plan, или IRP, и платят за них регистрационные сборы. Есть и третье: форма 2290, федеральный налог на тяжёлые траки, который платят в IRS. А Кентукки, Нью-Мексико, Нью-Йорк, Орегон и Коннектикут берут с тяжёлых траков собственные налоги за пробег. Лицензия IFTA ничего из этого не покрывает.

Раздел 02

Как подать заявление и куда клеить наклейки?

Заявление подают в базовый штат, на его бланке или на его сайте. Что должно быть в заявлении, решает IFTA. Это ваше имя и название компании, адрес компании, и почтовый адрес. Ещё там спрашивают, сколько нужно наклеек, а вы подписываете обязательство соблюдать правила (процедурное руководство IFTA). Затем штат присылает одну лицензию и по две наклейки на каждый трак. Копия лицензии лежит в каждом траке. Наклейки клеят «снаружи, на обе стороны кабины» (правила IFTA).

Вернёмся в первую неделю января 2027 года. Офис IFTA своего штата вы находите через страницу IFTA для перевозчиков, там есть список всех базовых штатов. Заполняете заявление и просите две наклейки, одну пару на ваш единственный трак. Потом подписываете обязательство. Вы соглашаетесь с правилами «отчётности, уплаты налога, учёта и показа лицензии». За их нарушение можно лишиться лицензии во всех штатах соглашения.

А что с номером IFTA? В номере вашего счёта 11 символов. Первые два обозначают ваш базовый штат. Следующие девять повторяют федеральный налоговый номер компании, EIN (процедурное руководство IFTA). Если EIN у компании нет, вместо него подойдёт номер социального страхования (SSN) одного из руководителей. Номер не меняется из года в год, пока лицензию не аннулируют или не отзовут (правила IFTA).

Сколько это стоит? Цену каждый штат назначает сам. Правила разрешают базовому штату брать за лицензию и наклейки те сборы, которые позволяют его законы (правила IFTA). Сбор за наклейки должен лишь «покрывать разумные административные расходы» (процедурное руководство IFTA). Суммы мы здесь не приводим: в каждом штате они свои и меняются. Посмотрите страницу IFTA вашего штата. Штат может потребовать и залог. Правила это допускают, если перевозчик сдаёт отчёты или платит с опозданием или если аудит нашёл у него серьёзные проблемы. Могут попросить залог и у перевозчика, который базируется вне штатов соглашения. Залог должен быть не меньше двойной суммы налога, которую вы, по расчётам, должны заплатить за один отчётный период, обычно за квартал (процедурное руководство IFTA).

Штат проверяет заявление и запрашивает то, чего не хватает. В лицензии откажут, если отзыв одной из ваших лицензий всё ещё действует в одном из штатов соглашения. Откажут и тогда, когда в заявлении есть ложный или пропущенный ответ (правила IFTA).

Наконец приходит конверт. Лицензия напечатана на листе примерно 3,5 на 8,5 дюйма. На ней указаны базовый штат, ваше имя и адрес, номер счёта и дата, когда она истекает. Наклейки квадратные, со стороной около 3 дюймов. Буквы на них белые, а цвет фона каждый год свой. На каждой напечатаны буквы IFTA и серийный номер. Две буквы вашего штата стоят в левом нижнем углу, а год — в правом верхнем (процедурное руководство IFTA). Вместе лицензия и наклейки позволяют траку ездить по всем штатам соглашения «без дополнительных лицензий» по топливному налогу (правила IFTA).

Куда клеить наклейки IFTA? Правило говорит только одно: «на обе стороны кабины», снаружи. Значит, одна наклейка идёт на сторону водителя, другая — на сторону пассажира. Вместе с лицензией штат обязан прислать инструкцию, как их размещать. Следуйте ей. Каждая пара остаётся на своём траке. Переклеивать наклейки на другой трак без разрешения базового штата нельзя (правила IFTA).

Потом вы делаете копию лицензии, одну на кабину. С 1 января 2019 года каждый штат соглашения обязан принимать бумажный оригинал или бумажную копию. Обязан он принимать и электронное изображение, например фото на телефоне (правила IFTA). Правило здесь строгое: трак не считается работающим по соглашению, «если в машине нет копии лицензии». Проще говоря, трак без копии на борту считают траком без IFTA. На проверке на дороге за отсутствие копии лицензии или наклеек водителя могут заставить купить разовое разрешение, выписать ему тикет или и то и другое. А за неправильное использование лицензии или наклеек можно её лишиться.

Вместе с лицензией появляется обязанность: сдавать отчёт по топливному налогу каждый квартал. Первый отчёт, за период с января по март 2027 года, нужно сдать до 30 апреля 2027 года (правила IFTA). Как его заполнить, рассказывает наш гайд о квартальном отчёте IFTA. Точность отчёта зависит от записей о пробеге и чеков за топливо. Поэтому сразу наладьте учёт, по нашему гайду об учёте для IFTA.

Раздел 03

Что делать, если появился новый трак или кончается год?

Для нового трака попросите у базового штата ещё две наклейки, прежде чем трак пересечёт границу штата. Пока наклейки в пути, некоторые штаты выдают временное разрешение на 30 дней, и трак может ездить с ним. На новый год продлите лицензию до 31 декабря. Штат продлевает её, только если все отчёты сданы, а налоги уплачены (правила IFTA). В январе и феврале ещё можно ездить с прошлогодними наклейками, но только если заявление на продление уже подано (памятка IFTA на 2026 год).

В мае 2027 года вы покупаете второй тягач. Пишете в базовый штат, просите ещё две наклейки и присылаете сведения о траке. Ваш штат выдаёт временное разрешение, вы распечатываете его и кладёте в новый трак. В правилах оно называется «30-day IFTA temporary decal permit». Выдают его на один трак, и на нём стоит дата, до которой оно действует. Клеить его не нужно, достаточно возить с собой, на бумаге или в виде электронного изображения. Штат может взять за него сбор, и выдают его не везде (правила IFTA). Оно заменяет только наклейки, но не лицензию. Новому траку всё равно нужна своя копия лицензии.

Можно ли держать в офисе запасные наклейки для следующего трака? В августе 2025 года участники IFTA договорились вот о чём. В правилах нет запрета выдавать наклейки для траков, которых у вас ещё нет (правила IFTA). Делает ли так ваш штат, решает сам штат. С мая в отчётах нужно учитывать пробег и топливо обоих траков.

В октябре 2027 года пора продлевать лицензию. Продление дают, только если «все отчёты сданы» и все налоги, «штрафы и проценты уплачены» (правила IFTA). Кроме того, лицензия должна быть в порядке: не отозвана, не приостановлена и не аннулирована. Проще говоря, все отчёты сданы, и всё до цента заплачено. Некоторые штаты продлевают лицензию сами и просто присылают уведомление. Ваш требует заявление. Поэтому вы сдаёте отчёт за период с июля по сентябрь и в ту же неделю отправляете заявление на продление. Опоздание с отчётом бьёт дважды. Штат может не продлить лицензию, пока отчёт не сдан. А с перевозчика, который сдаёт отчёты или платит с опозданием, он может потребовать залог.

Лицензия IFTA — не единственное, что продлевают каждый год. Регистрацию UCR тоже проходят ежегодно, и наш гайд о регистрации UCR объясняет, как это сделать.

Лицензия и наклейки на 2028 год приходят в ноябре. Наклеить их можно сразу. Правила разрешают ездить с новыми документами за два месяца до даты, с которой они действуют (правила IFTA). До февраля 2017 года это можно было только за месяц, поэтому в старых статьях может стоять месяц. Новые наклейки не снимают с вас обязанностей за 2027 год. Отчёт за период с октября по декабрь 2027 года всё равно нужно сдать до 31 января 2028 года.

А теперь допустим, что новые наклейки пришли поздно или пролежали в ящике стола. Правило даёт тем, кто продлевает лицензию, «льготный период в два месяца (январь и февраль), чтобы разместить продлённые лицензию и наклейки IFTA» (правила IFTA). В эти два месяца на траке должны быть старые или новые лицензия и наклейки либо разовое разрешение того штата, где он едет. Но лишнего времени на продление льготный период не даёт. В памятке на 2026 год IFTA, Inc. написала, что продления «НУЖНО ПОДАТЬ В БАЗОВЫЙ ШТАТ ДО КОНЦА 2025 ГОДА». И добавила, что льготный период нужен, «чтобы разместить продлённые документы, а не чтобы подать заявление на продление» (памятка IFTA на 2026 год). Старые наклейки в начале 2026 года засчитывались, только «если заявление на продление на 2026 год подано». На 22 сентября 2026 года памятки на 2027 год IFTA ещё не выпустила. Само правило не изменилось, так что планируйте подать заявление до 31 декабря.

Раздел 04

Что будет, если я перееду, остановлю работу или закрою бизнес?

Если компания переезжает в другой штат, вместе с ней меняется и базовый штат. Вы получаете новую лицензию там и закрываете старую. Если траки стоят, а лицензия открыта, отчёт всё равно сдают каждый квартал, даже без единой мили. Чтобы закрыть лицензию, сдайте все отчёты за период работы и уплатите налоги по ним. Потом уничтожьте лицензию, её копии и наклейки. Документы храните четыре года с даты, когда отчёт нужно было сдать или когда его сдали, смотря что позже (процедурное руководство IFTA).

Допустим, летом 2028 года вы переезжаете сами и переводите бизнес в другой штат. Траки регистрируете там, и документы храните тоже там. Теперь все три признака указывают на новый штат, значит, базовый теперь он. Заявление подаёте туда, как в 2027 году. Номер счёта начинается с двух букв базового штата, так что новый штат означает новый номер и новые наклейки (процедурное руководство IFTA). Потом закрываете старую лицензию. Старый штат аннулирует её, только когда вы выполнили все обязательства. Сюда входит и «исполнение всех обязательств по топливному налогу за период действия лицензии» (правила IFTA). Поэтому последний отчёт вы сдаёте в прежний штат и уплачиваете налог по нему. Как разделить между двумя штатами квартал переезда, правила IFTA не говорят. Совет IFTA отметил, что правила не запрещают держать лицензии в двух штатах. Спросите оба штата до переезда, чтобы правильно распределить отчётность за квартал и не отчитаться дважды за один и тот же пробег.

Теперь другой путь. Допустим, зимой 2028 года грузов почти нет, и вы ставите оба трака на стоянку. Остановка траков не приостанавливает действие лицензии и обязанность сдавать отчёты. Правило говорит: «Отчёты обязательны, даже если за отчётный период не было ни перевозок, ни расхода облагаемого топлива». Поэтому каждый квартал вы сдаёте отчёт с нулём миль. Пропустите один, и штат может взять штраф 50 долларов или 10 процентов налога, смотря что больше (правила IFTA). Если налога нет, выйдет 50 долларов.

Долгая стоянка может лишить вас лицензии и без этого. Штат вправе аннулировать или не продлить лицензию перевозчика, который не выезжает из своего штата. То есть он три квартала подряд или дольше показывает ноль миль или мили только по своему штату. Прежде чем снова выдать лицензию, штат может попросить доказательства, что вы ездите за его пределы (правила IFTA).

Если перерыв будет долгим, лучше закрыть лицензию. Попросите базовый штат её аннулировать. Когда все отчёты сданы и все налоги уплачены, он может это сделать. По правилам «при аннулировании оригинал лицензии IFTA, все её копии и все наклейки уничтожаются». Если ваш штат просит вместо этого прислать их обратно, делайте, как он говорит. А документы сохраните. Правило такое: четыре года с даты, когда отчёт нужно было сдать или когда его сдали, смотря что позже (процедурное руководство IFTA). До тех пор штат может запросить их на аудите, а как проходит такой аудит, рассказывает наш гайд об аудите IFTA.

Закрыть лицензию решаете вы сами. А отзывает её штат. Он может приостановить или отозвать лицензию, если нарушены правила IFTA. Чаще всего дело в неуплаченном налоге. После уведомления о неуплате у вас есть 30 дней. Если за это время вы не заплатите и не подадите письменную апелляцию, штат пришлёт уведомление об отзыве (правила IFTA). Пока отзыв в силе, ни один штат соглашения не выдаст вам новую лицензию. Чтобы вернуть лицензию, штат может взять сбор за восстановление и потребовать залог.

Что изменилось? На странице руководств IFTA теперь новые редакции всех трёх документов, они действуют с 26 августа 2026 года. Мы прочитали их 22 сентября 2026 года. Правила о лицензиях и наклейках в них не изменились. Проверить мы не смогли то, что зависит от каждого штата: сборы, бланки, залоги и сроки оформления. Всё это устанавливает ваш базовый штат, поэтому читайте его страницу IFTA перед подачей заявления и каждую осень перед продлением.

Если хотите поручить нам оформление лицензии, наклеек для каждого нового трака, продление и квартальные отчёты, вот что мы предлагаем.