Как правильно делать запросы в Clearinghouse?

Раздел 01

Какие запросы в Clearinghouse должна делать моя компания?

Ваша компания делает запросы двух видов. Первый называют запросом перед наймом (pre-employment query). Это полный запрос по каждому новому водителю, пока он ещё не начал у вас работать. Второй называют ежегодным (annual query). Это запрос по каждому вашему водителю не реже раза в год, и для него хватает ограниченного запроса (федеральное правило о запросах). Но сначала компания должна зарегистрироваться в Clearinghouse и купить запросы.

Вот как это выглядит на деле. Допустим, у вас пять траков и пять водителей. Проверки в Clearinghouse вы делаете каждый октябрь. Сейчас начало октября 2026 года, и время снова пришло. А ещё вы наняли шестого водителя, Сэма. Он выходит на работу в понедельник, 12 октября.

В Clearinghouse, онлайн-базу FMCSA, вносят нарушения водителей с CDL, связанные с наркотиками и алкоголем. Туда попадает проваленный тест на наркотики. Туда же попадают алкогольный тест с результатом 0,04 и выше и отказ от теста. А ещё туда вносят сообщение работодателя, который точно знает, что водитель нарушил правила о наркотиках или алкоголе (федеральное правило о запросах). Каждую проверку одного водителя по этой базе и называют запросом в Clearinghouse.

Два вида запросов работают по-разному. Ограниченный запрос говорит только, есть ли о водителе информация. Какая именно, он не показывает. Полный запрос показывает сами записи (федеральное правило о запросах).

Прежде чем делать запросы, компания регистрируется в Clearinghouse. При регистрации вы указываете людей, которые могут работать в системе от вашего имени, и каждый год проверяете этот список. Если запросы за вас делает компания по тестированию, её тоже указывают в аккаунте. Если меняете компанию, исправьте это в аккаунте в течение 10 дней (правило о регистрации). Регистрация действует 5 лет. FMCSA её отменит, если за 2 года вы не сделали ни одного запроса и ничего не сообщили в базу (правило о сроке регистрации).

Обычно эта же компания по тестированию проводит ваши рандомные тесты и хранит бумаги по тестам. FMCSA называет её «consortium/third-party administrator», сокращённо C/TPA. Когда вы укажете её в аккаунте, она сможет делать запросы и подавать сведения за вас. Но отвечаете за эту работу всё равно вы (правило о сообщениях в Clearinghouse).

Затем купите запросы. Правила разрешают FMCSA брать за запросы плату (правило о плате). В брошюре FMCSA о Clearinghouse сказано, что пакет запросов, query plan, нужно купить до первого запроса. Там же сказано, что C/TPA не может купить его за вас (брошюра FMCSA о Clearinghouse). Поэтому посчитайте все проверки на год. У вас это пять ежегодных запросов, один запрос перед наймом для Сэма и один или два про запас. Зачем нужен запас, станет ясно ниже. Цены FMCSA публикует на странице Query Plan в Clearinghouse. Открыть её и проверить сегодняшние цены мы не смогли, поэтому сумму не называем. Посмотрите сами перед покупкой.

Теперь допустим, что один трак водите вы сами. Тогда правила считают вас и работодателем, и водителем (кого касаются правила о тестах). Владельцы-водители (owner-operator) часто спрашивают, нужно ли им регистрироваться в Clearinghouse. Да, нужно. Если вы работаете под своим номером USDOT, регистрируйтесь как работодатель (employer). Если вы работаете по договору аренды с другим перевозчиком и ездите под его номером, регистрируйтесь как водитель (driver). Раз вы сами водите, вы обязаны назначить C/TPA. О ваших собственных нарушениях сообщает он, а не вы (правило о сообщениях в Clearinghouse). Себя вы тоже проверяете раз в год, как любого водителя (брошюра FMCSA). А владельцу, который ездит один, нужен ещё и пул для рандомных тестов вместе с другими водителями. Об этом рассказывает наша статья о рандомных тестах.

Раздел 02

Как получить согласие водителя и сделать запросы?

Перед любым запросом нужно согласие водителя. Для ограниченного запроса хватает письменного или электронного согласия. Это может быть подписанная бумага вне Clearinghouse, и одна бумага может действовать больше года. Хранить её нужно 3 года после последнего запроса по этому водителю. Полный запрос водитель одобряет сам: заходит в Clearinghouse и подтверждает его там. Если водитель отказывается дать согласие, за руль у вас он не садится (правило о согласии).

Начните с ежегодного запроса. Бумагу для ограниченных запросов FMCSA называет общим согласием, general consent (уведомление FMCSA от августа 2026 года). В поиске её ищут как consent for limited queries. Допустим, каждый из пяти водителей подписал такую бумагу в день найма. В ней сказано, что он согласен на ограниченные запросы всё время, пока работает у вас. Так можно, потому что это согласие разрешено давать больше чем на год (федеральное правило о запросах). Перед запросами проверьте, что все пять бумаг лежат в личных делах водителей.

В понедельник, 5 октября, вы заходите в систему и делаете пять ограниченных запросов, по одному на водителя. По четырём информации нет. Пятый запрос касается Рэя, который работает у вас уже три года. И по нему информация есть. С этой минуты пошёл отсчёт, и к Рэю мы вернёмся ниже.

И ещё о сроках. В течение 30 дней после каждого запроса FMCSA сообщит вам, если по этому водителю появится новая информация (федеральное правило о запросах). Потом Clearinghouse молчит до вашего следующего запроса. Поэтому ежегодный запрос так важен.

С Сэмом всё иначе. Ему нужен запрос перед наймом, и ограниченный тут не подойдёт. Нужен полный. Владельцы часто ищут бумажную форму согласия на полный запрос, full query consent form. Такой бумаги нет. Водитель даёт согласие на экране, в самом Clearinghouse (правило о согласии). Поэтому Сэм сначала заводит там свой аккаунт водителя. Потом вы отправляете запрос, а он заходит в систему и одобряет его. Срока для одобрения FMCSA не устанавливает (брошюра FMCSA). Но пока он не одобрил, запрос не сделать, и за руль у вас он не садится (федеральное правило о запросах).

Сэм одобряет запрос в среду, 7 октября. Полный запрос ничего не находит, значит, запрета нет. Но это лишь одна из проверок перед первым рейсом. Ещё Сэму нужен отрицательный тест на наркотики до начала работы, об этом рассказывает наша статья о тестах DOT. Порядок всех проверок при найме описан в статье о проверке нового водителя.

Один старый шаг отменили. До 6 января 2023 года нужно было ещё спрашивать каждого прежнего работодателя о тестах нового водителя на наркотики и алкоголь. С этой даты эту работу за вас делает запрос в Clearinghouse, если прежний работодатель подчиняется FMCSA (правило о прежних работодателях). Напрямую спрашивать нужно в двух случаях. Если водитель не закончил follow-up тесты, то есть контрольные тесты после нарушения, запросите у прежнего работодателя план этих тестов. А если он работал по правилам тестирования другого ведомства DOT, например в авиакомпании или на железной дороге? Тогда спросите этого работодателя напрямую (правило о проверке при найме).

Раздел 03

Что делать, если ограниченный запрос что-то нашёл?

В течение 24 часов сделайте полный запрос. Для него нужно электронное согласие водителя в Clearinghouse, поэтому звоните ему сразу. Снимать его с рейса на эти 24 часа правило не требует. Но если время вышло, а полного запроса нет, водитель за руль не садится. Он ждёт, пока вы не сделаете запрос и тот не покажет, что запрета нет (федеральное правило о запросах). Если полный запрос показал запрет, сразу снимайте водителя с трака. Если там старое, закрытое дело, он работает дальше.

Вернёмся к понедельнику. Ответ по Рэю пришёл в 10:15 утра, значит, крайний срок во вторник в 10:15. Рэй сейчас в Огайо, везёт груз. Вы звоните ему и объясняете, что нужно зайти в систему и одобрить полный запрос. Он говорит, что аккаунта в Clearinghouse у него нет. Вечером он его заводит, а во вторник в 8:40 утра одобряет ваш запрос. Вы сразу делаете полный запрос и укладываетесь в 24 часа.

Полный запрос показывает проваленный тест на наркотики. 24 сентября Рэй сдавал тест для другого перевозчика: хотел подработать там по выходным. Врач, который проверяет результаты тестов (medical review officer, MRO), подтвердил положительный результат. Такой результат врач обязан внести в Clearinghouse в течение 2 рабочих дней (правило о сообщениях в Clearinghouse). Сам Рэй по правилам тоже должен был письменно сообщить вам об этом до конца следующего рабочего дня (правило об уведомлении работодателя). Он промолчал. Ежегодный запрос нашёл то, о чём он не сказал.

Теперь Рэю запрещено работать (по-английски prohibited). Ни один работодатель не может допустить водителя к работе, если запрос показал проваленный тест. Исключение одно: запрос показывает ещё и то, что водитель прошёл процедуру возвращения к работе, return to duty (федеральное правило о запросах). Проще говоря, Рэй прекращает работу сейчас, а не после этого рейса. Вы говорите ему остановиться на ближайшей безопасной стоянке и отправляете другого водителя за траком и грузом. Если компания ещё новая, это важно вдвойне. Допустить к работе водителя, о проваленном тесте которого вы знаете, значит автоматически провалить аудит безопасности для новых перевозчиков. Хватит одного такого случая (список автоматических провалов аудита). Этот список разобран в нашей статье об автоматическом провале аудита.

Вернуться к работе Рэй сможет только после процедуры return to duty. Она начинается с оценки у специалиста по зависимостям (substance abuse professional, сокращённо SAP). А до выхода в рейс Рэй должен сдать тест return to duty с отрицательным результатом. Всю процедуру разбирает наша статья о return to duty. И ещё одно изменилось 18 ноября 2024 года. Теперь FMCSA сообщает штату, выдавшему Рэю права, что ему запрещено работать. После этого штат должен в течение 60 дней понизить его права, то есть убрать из них CDL (правило о Clearinghouse 2021 года). Пока штат не вернёт CDL, водить трак Рэй не может вообще (правило о возвращении за руль).

Сообщайте результаты только тем, кто решает, можно ли допустить Рэя к работе. Сведения из Clearinghouse можно использовать только для этого решения. За передачу их кому-то ещё грозит гражданская и уголовная ответственность (правило о неправомерном использовании). Остальным водителям достаточно знать, что Рэя нет в графике.

Не каждый полный запрос заканчивается так. Запись о нарушении видна, пока не выполнены четыре условия. SAP отчитался, и тест return to duty был отрицательным. Follow-up тесты пройдены. И с даты нарушения прошло 5 лет (правило о том, сколько хранятся сведения). Так что ограниченный запрос может найти и старое дело, давно закрытое. Допустим, полный запрос показал бы проваленный тест 2022 года, по которому пройдены все шаги. Тогда запрета нет, и Рэй работает дальше. А если бы были пройдены все шаги, кроме части follow-up тестов? Тогда допустить его к работе можно, только если вы сами возьмёте организацию этих тестов на себя (федеральное правило о запросах).

Раздел 04

Что я должен сообщать и хранить и что изменилось?

Кое-что вы вносите в Clearinghouse сами, до конца третьего рабочего дня после того, как об этом узнали. Это алкогольный тест с результатом 0,04 и выше и отказ от теста, который фиксируете вы. Сюда же относится нарушение, о котором вы знаете точно, например, если вы сами видели, как водитель пил на смене. Ещё вы сообщаете об отрицательном тесте return to duty и о том, что follow-up тесты закончены. Проваленные тесты на наркотики вносит врач, а не вы (правило о сообщениях в Clearinghouse). Бумажное согласие каждого водителя храните 3 года после последнего запроса (правило о согласии).

В случае с Рэем вам сейчас сообщать нечего. Врач MRO уже внёс его проваленный тест. Ваша очередь придёт позже, если Рэй пройдёт return to duty и вы его оставите. Тогда вы сообщите о его отрицательном тесте return to duty. А потом о том, что follow-up тесты закончены. Каждое такое сообщение подают до конца третьего рабочего дня (правило о сообщениях в Clearinghouse).

Теперь допустим другое: Рэя выбрали для рандомного теста, а он не явился. Неявка на тест считается отказом (правило об отказе от теста). Такой отказ врач не вносит. Вносите вы и прикладываете доказательства, когда и куда вы его направили (правило о сообщениях в Clearinghouse). Что ещё считается отказом, рассказывает наша статья о тестах DOT.

Эти сведения может подавать за вас C/TPA, но отвечаете за них вы. Исключение одно: владелец, который ездит один. О его собственных нарушениях сообщает C/TPA, и отвечает за это тоже C/TPA. Любое сообщение должно быть правдивым и точным (правило о сообщениях в Clearinghouse).

Теперь о документах. Запись о каждом запросе и его результате нужно хранить 3 года. С 6 января 2023 года для этого достаточно действующей регистрации в Clearinghouse, потому что история хранится там (федеральное правило о запросах). С бумажными согласиями иначе. Clearinghouse их не хранит, так что они лежат у вас. Держите их так, чтобы быстро найти. Если FMCSA запросит документы по тестам, у вас будет два рабочих дня, чтобы показать их в главном офисе (правило о хранении документов по тестам).

Порядок работы изменился в две важные даты, а многие советы в интернете были написаны раньше. С 6 января 2023 года запрос в Clearinghouse заменяет почти все звонки прежним работодателям о тестах. К тому же при действующей регистрации записи о ваших запросах хранятся в системе (правило о прежних работодателях). С 18 ноября 2024 года водитель с запретом ещё и теряет CDL (правило о Clearinghouse 2021 года). Так что статья, где советуют обзвонить всех прежних работодателей или распечатывать каждый запрос, устарела. Устарела и статья, где сказано, что у водителя с запретом CDL остаётся в порядке. Но запросы это изменение не отменило. Правами занимается штат, а вы по-прежнему проверяете каждого водителя.

Одно мы проверить не смогли: цену запроса. Посмотрите страницу Query Plan перед покупкой. Мы можем следить за согласиями водителей, датами ежегодных запросов и документами по всему автопарку: посмотрите стоимость.