Как работает диспетчерская служба для бокс-трака?

Раздел 01

Что диспетчер делает для бокс-трака?

Диспетчер берёт на себя организационную работу по каждому рейсу, так же как для тягача. Ищет грузы рядом с местом, где трак разгрузится, проверяет брокера, договаривается о ставке и бронирует грузы, которые вы одобрили. При подборе груза для бокс-трака особенно важно учитывать его возможности. Для этого нужно знать грузоподъёмность и размеры кузова, а также выяснить, есть ли рампа в местах погрузки и выгрузки или потребуется гидроборт.

Рассмотрим пример. Допустим, у вас два бокс-трака в Атланте, и вы работаете под собственным разрешением на перевозки, активным уже два года. У каждого кузов длиной 26 футов и гидроборт. На них работают два наёмных водителя, оба без CDL. Каждый трак приносит около 16 000 долларов в месяц. Это условный пример. Для расчётов используйте свои данные.

До сих пор все грузы вы бронировали сами, на бирже грузов (load board), в перерывах между звонками водителям. Поиск занимает вечера, поэтому вы решаете передать эту работу диспетчеру.

До начала поиска диспетчеру нужны точные данные о возможностях каждого трака. Допустимый вес написан на табличке рядом с сиденьем водителя, на дверной стойке или на торце двери (правило о табличках). В нашем примере допустимый полный вес каждого трака составляет 26 000 фунтов. Вы взвешиваете оба трака по отдельности: с водителем, полным баком, гидробортом, рохлей и ремнями. Допустим, каждый весит 15 800 фунтов. Для груза остаётся 10 200 фунтов. До начала поиска передайте диспетчеру данные по каждому траку, размеры кузова и сведения о гидроборте.

На траки без CDL тоже могут распространяться федеральные правила безопасности. Допустимый вес ваших бокс-траков намного больше 10 001 фунта. Поэтому в рейсах между штатами они подпадают под определение коммерческих транспортных средств в федеральных правилах безопасности (определения). Водителям нужна медицинская карта (правило о медкарте), и действуют правила о часах работы (правила о часах). Диспетчер должен учитывать, сколько рабочих часов и часов вождения осталось у водителя. Подробнее о требованиях к таким перевозкам читайте в статье как подобрать грузы для трака без CDL.

Раздел 02

Может ли диспетчер уберечь моих водителей без CDL от нарушений?

Да, но ответственность за соблюдение правил остаётся у вашей компании. При определении необходимости CDL учитывают большее из двух значений: допустимый полный вес или фактический вес (правило о CDL). Бокс-трак с допустимым весом 26 000 фунтов, который на дороге весит 26 001 фунт или больше, в таком рейсе должен управляться водителем с CDL. Работодатель не вправе допускать водителя к управлению, если у него нет необходимого CDL (правило для работодателей). Поэтому хороший диспетчер сверяет вес каждого груза с вашей грузоподъёмностью до бронирования.

Вернёмся к вашим двум тракам. Во вторник диспетчер находит груз из Атланты в Шарлотт. Платят хорошо: 1 050 долларов за 245 миль. В объявлении написано: 12 паллет, полный кузов. Про вес ни слова.

Невнимательный диспетчер бронирует груз, ведь паллеты в кузов влезают. Внимательный диспетчер сначала звонит брокеру и спрашивает, сколько весит каждая паллета. Ответ: по 1 000 фунтов, всего 12 000 фунтов. А ваш трак может везти 10 200. С таким грузом он весил бы на дороге 27 800 фунтов. Это выше порога CDL, а у вашего водителя такой лицензии нет. Кроме того, превышен допустимый полный вес трака. Внимательный диспетчер откажется от груза и объяснит причину.

Это первое, что стоит проверить, когда выбираете диспетчерскую службу для бокс-траков. Спросите каждую, как она проверяет вес до бронирования. Если отвечают «паллеты же влезают», ищите дальше.

Вторая проверка касается гидроборта. Многие грузы для бокс-траков везут туда, где нет рампы: в магазин или на стройку. Некоторые везут к частному дому. У ваших траков гидроборты есть, так что такие грузы брать можно. Но без рампы водитель тратит больше времени. Попросите диспетчера, чтобы всё это было записано в rate confirmation, коротком договоре на один груз. В документе нужно указать, есть ли рампы в местах погрузки и выгрузки, нужен ли гидроборт и какая доплата за него согласована. То, что брокер сказал по телефону, и то, что написано в rate confirmation, должно совпадать.

Третья проверка касается времени. Диспетчер, который работает на вас, планирует рейс с учётом доступных часов водителя, а не по желаниям брокера. Если доставить груз вовремя можно только с нарушением режима труда и отдыха, такой рейс не подходит. Хороший диспетчер откажется от него раньше, чем вы его увидите.

Раздел 03

О чём договориться с диспетчером до первого груза?

До первого груза письменно согласуйте обязанности, ограничения и порядок оплаты. В договоре ваша компания названа перевозчиком, а диспетчер указан её агентом. Укажите грузоподъёмность и размеры кузова каждого трака, направления, минимальную ставку и допустимые виды доставки. Отдельно запишите, что каждый груз требует вашего одобрения. Там сказано, как вы платите диспетчеру и как каждая сторона может расторгнуть договор. По разъяснениям FMCSA диспетчеру, который работает как ваш агент, платите вы, а не брокер (разъяснения FMCSA 2023 года).

Сначала проверьте разрешение на перевозки. Ваши траки возят грузы за деньги между штатами, поэтому компании нужно собственное разрешение на перевозки. Диспетчер бронирует грузы под вашим MC, а не под своим. В FMCSA должно быть подано подтверждение страховки. Федеральный минимум покрытия для трака с допустимым полным весом от 10 001 фунта составляет 750 000 долларов (минимальные суммы страховки). Многие брокеры просят больше. Правила шести брокеров мы разобрали в статье как найти грузы с новым MC. Вашему MC два года, так что их требования к возрасту разрешения вам не мешают. С новым MC диспетчер мог бы работать только с брокерами, которые уже берут новых перевозчиков.

Потом запишите свои ограничения. Грузоподъёмность каждого трака в нашем примере составляет 10 200 фунтов. Вы ездите из Атланты по юго-востоку. Дешевле 2,60 доллара за гружёную милю не возите. Доставки с гидробортом в магазины и на стройки берёте, а к частным домам нет. Согласуйте график возвращения домой: каждый будний вечер на местных рейсах или не менее двух ночей в неделю на дальних. И ни один груз не бронируется, пока вы не ответили «да».

Далее согласуйте порядок оплаты. Брокер платит вашей компании или вашей факторинговой компании, если вы продаёте ей счета, чтобы получать деньги быстрее. А диспетчеру платите вы. В разъяснениях сказано, что диспетчер без брокерской лицензии «не получает вознаграждения от брокера, логистической компании или факторинговой компании» (разъяснения FMCSA 2023 года). Так что если договор разрешает удерживать плату диспетчеру из выручки до её перечисления вам, разберитесь с этим условием до подписания. Подробнее об этом читайте в статье о границах полномочий диспетчера и брокера.

Наконец, согласуйте условия расторжения договора. Запишите, за сколько дней каждая сторона должна предупредить о расторжении и как завершить рейсы, которые ещё идут на дату расторжения. Потом отправьте документы, которые просит каждый брокер. Отправьте документ о выдаче разрешения на перевозки, сертификат страховки и форму W-9. В форме W-9 указывают идентификационный номер налогоплательщика.

Раздел 04

Сколько это стоит и окупается ли для бокс-трака?

Диспетчерская служба берёт процент с каждого груза или фиксированную плату за трак. Для бокс-траков одна служба указывает 8% с груза или 350 долларов в неделю (Truck Dispatch Experts). Мы берём фиксированные 499 долларов в месяц за бокс-трак, независимо от его выручки. При месячной выручке 16 000 долларов комиссия 8% составит 1 280 долларов. Наша плата в 499 долларов составляет около 3,1% этой выручки. Через месяц сравните ставку за милю, пустые мили и время на поиск и бронирование грузов с показателями прошлого месяца.

Посчитайте для двух траков. При комиссии 8% вы платите 1 280 долларов в месяц за трак, или 2 560 долларов за оба. При 5% вышло бы 800 долларов за трак. Недельную плату сначала надо перевести в месячную. Если считать по 52 неделям в году, 350 долларов в неделю составляют в среднем около 1 517 долларов в месяц, а не 1 400. У нас фиксированная плата составляет 499 долларов за трак, или 998 долларов в месяц за оба. Уточните, с какой суммы считают процент: только с платы за перевозку или также с топливной надбавки и других доплат. Полное сравнение по ставкам есть в статье сколько стоит диспетчерская служба для трака.

Чем выше выручка, тем меньшую её долю составляет фиксированная плата. Если месячная выручка бокс-трака составила от 15 000 до 20 000 долларов, 499 долларов составят примерно от 2,5 до 3,3%. В месяц с низкой выручкой доля растёт. Если в январе выручка трака составит только 9 000 долларов, 499 долларов составят около 5,5%, а 5% были бы 450 долларов. Оба варианта стоят одинаково при месячной выручке 9 980 долларов: 5% от неё составляют 499 долларов. При меньшей выручке дешевле комиссия 5%, при большей дешевле фиксированная плата.

Потом проверьте, окупается ли плата. Мы не нашли надёжных опубликованных данных о том, насколько диспетчер может повысить ставку за милю по сравнению с самостоятельным поиском грузов. Поэтому оцените результат по своим записям. До начала работы с диспетчером запишите показатели за сентябрь по каждому траку: ставку за милю, пустые мили, дни простоя и часы, потраченные на бронирование. В конце октября запишите те же четыре показателя и сравните результаты.

Ваши траки проходят примерно по 6 000 оплачиваемых миль в месяц, так что 499 долларов дают около 8 центов с мили. Рост ставки примерно на 8 центов за милю покрыл бы плату за услугу без учёта других преимуществ. Если ставки не выросли, оцените остальные показатели. Сокращение пробега без груза может освободить время для оплачиваемых рейсов. Если поиск грузов больше не занимает вечера, можно заняться покупкой третьего трака или просто отдохнуть. Если ни один показатель не улучшился, пользы от услуги пока не видно. Можно вернуться к самостоятельному бронированию.

Мы работаем с тягачами и бокс-траками. Для грузовых фургонов (cargo vans) и пикапов hotshot грузы не ищем. У вас бокс-траки под своим разрешением, и нужно, чтобы кто-то бронировал для них подходящие грузы? Тогда вот как работает наша диспетчерская служба и сколько она стоит.